Проводка Дебет 73.2 Кредит 94: отнесена недостача на виновного работника

Проводка Дебет 73.2 Кредит 94 отражает перевод суммы недостачи или порчи имущества со счета 94 на расчеты с работником, признанным виновным в причинении ущерба. Эта запись показывает уже не сам факт потерь, а требование организации к сотруднику о возмещении балансовой стоимости утраченных ценностей.

Когда применяется и на основании каких документов

Эту проводку делают после инвентаризации или служебной проверки, когда недостача уже выявлена и предварительно отражена на счете 94. Далее комиссия устанавливает виновное лицо, определяет сумму взыскания и оформляет комплект документов: инвентаризационные формы, акт о недостаче или порче, письменное объяснение работника, заключение комиссии, приказ о взыскании, соглашение о добровольном возмещении либо исполнительный документ. Именно на этом этапе сумма переносится с 94 на 73.2.

Экономический смысл проводки

По дебету счета 73.2 возникает дебиторская задолженность работника по возмещению материального ущерба. По кредиту счета 94 уменьшается ранее учтенная сумма недостачи или порчи. Важный нюанс: проводкой Дебет 73.2 Кредит 94 отражают именно балансовую стоимость утраченного имущества. Если по условиям взыскания с работника нужно получить сумму выше балансовой стоимости, разницу показывают отдельно проводкой Дебет 73.2 Кредит 98.4.

Пошаговый пример с суммами

На складе по итогам инвентаризации выявлена недостача товаров на сумму 18 000 руб. Их учетная стоимость уже отражена записью Дебет 94 Кредит 41. Комиссия установила виновного кладовщика, работник письменно согласился возместить ущерб.

Шаг 1. Переносим сумму недостачи на расчеты с виновным лицом: Дебет 73.2 Кредит 94 — 18 000 руб. После этой записи на счете 94 по данному эпизоду остатка не будет, а на счете 73.2 появится долг работника перед организацией.

Шаг 2. Работник погашает долг частями удержанием из зарплаты по 9 000 руб. в два месяца. Тогда последующие записи будут: Дебет 70 Кредит 73.2 — 9 000 руб. и еще раз Дебет 70 Кредит 73.2 — 9 000 руб. Если сотрудник вносит деньги наличными или перечисляет на расчетный счет, применяют проводки Дебет 50 Кредит 73.2 или Дебет 51 Кредит 73.2.

Если взыскивают больше балансовой стоимости. Например, организация решила взыскать 20 000 руб. Тогда 18 000 руб. отражают проводкой Дебет 73.2 Кредит 94, а превышение 2 000 руб. — проводкой Дебет 73.2 Кредит 98.4. По мере погашения этой разницы ее признают в прочих доходах.

Смежные и обратные проводки

На практике эта запись почти всегда входит в цепочку: сначала Дебет 94 Кредит 10, 41, 43 или другого счета учета имущества — выявлена недостача; затем Дебет 73.2 Кредит 94 — сумма предъявлена виновному работнику; далее Дебет 50, 51 или 70 Кредит 73.2 — ущерб фактически возмещен. Если виновное лицо не установлено или во взыскании отказано, сумму со счета 94 обычно относят на прочие расходы, а не на 73.2.

Типичные ошибки

• Отражать Дебет 73.2 Кредит 94 сразу после обнаружения недостачи, не дожидаясь решения о взыскании.
• Списывать на 73.2 всю сумму, подлежащую взысканию, если она выше балансовой стоимости, вместо разделения на Дебет 73.2 Кредит 94 и Дебет 73.2 Кредит 98.4.
• Закрывать счет 94 на 91.2, хотя виновный работник установлен и обязан возместить ущерб.
• Не вести аналитику по каждому виновному лицу и каждому случаю ущерба.

Налоговый учет

Для налога на прибыль возмещение ущерба учитывают по правилам, применимым к признанным или взысканным суммам; при УСН ориентируются на фактическое поступление возмещения. НДС на само возмещение ущерба обычно не начисляют.