Коротко: оформлять перемещение текущей датой, чтобы «закрыть» уже выявленную недостачу и излишек на дату инвентаризации, небезопасно. Если на дату пересчета документов на передачу не было, то результаты инвентаризации по общему правилу отражают именно как излишек и недостачу; взаимозачет возможен только в узких условиях пересортицы, и для двух магазинов он обычно не подходит.
Смотрите логику учета. Инвентаризация фиксирует фактическое наличие на конкретную дату, а выявленные расхождения надо зарегистрировать в том периоде, к которому относится эта дата. Первичка должна оформляться в момент операции либо сразу после нее, и к учету не принимают документы по несуществующим фактам хозяйственной жизни. Поэтому «дорисовать» сейчас перемещение текущей датой под уже прошедшую инвентаризацию — слабая позиция: документ будет подтверждать сегодняшнюю операцию, а не состояние запасов на день инвентаризации.
Что можно сделать правильно по шагам:
— собрать объяснительные от обоих МОЛ и комиссии;
— проверить, есть ли объективные подтверждения, что реальное перемещение было до даты инвентаризации: внутренние заявки, ТСД, переписка, маршрут, приемка, видеонаблюдение, отметки склада;
— если доказательства есть, оформить не «новое перемещение сегодняшним днем», а документ/акт о ранее совершившемся, но своевременно не оформленном перемещении, плюс бухгалтерскую справку о причине позднего оформления и исправлении учетной ошибки;
— если доказательств нет или они слабые, оставить результаты инвентаризации: излишек оприходовать, недостачу разбирать отдельно — на виновных лиц, в пределах норм, если они применимы, либо на финансовый результат по установленной процедуре.
Важный нюанс: зачет излишка и недостачи допускают только при пересортице за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, по запасам одного наименования и в тождественном количестве. Если это два магазина, то чаще всего это уже два разных МОЛ, а значит, условия для зачета не выполняются. Для налога на прибыль взаимозачет излишков и недостач тоже не предусмотрен.
Практически самый безопасный вариант — не подтягивать «позднее перемещение» как замену инвентаризации. Иначе можно снять текущий разрыв в учете, но получить более дорогой риск: претензии к недостоверной первичке и искажению результатов инвентаризации. Если же у вас реально подтверждается передача до пересчета, тогда вопрос уже не в закрытии недостачи, а в исправлении неоформленного факта хозяйственной жизни.
