Зачесть излишек в счет недостачи можно, но не автоматически. Для вашего случая я бы сказала так: если комиссия сможет обосновать, что это именно пересортица у одного кладовщика за один и тот же период, то в бухучете зачет возможен; если же это две самостоятельные номенклатурные позиции и артикул для вас — признак разных товаров, безопаснее не зачитывать и оформить излишек и недостачу отдельно.
Здесь есть нюанс. На практике встречаются две трактовки: строгая - зачет только по одному наименованию и в тождественном количестве; более мягкая - допускают однотипные товары одного наименования с разными артикулами или характеристиками. Поэтому только по фразе «одна группа товара» 100% вывод сделать нельзя. Если в учете это разные позиции с разной ценой закупки, для ОСНО я бы шла по консервативному пути: сначала проверить, совпадает ли именно наименование товара, а не просто назначение и производитель.
Как оформить:
- инвентаризационная опись;
- сличительная ведомость по расхождениям;
- объяснительная кладовщика, где он описывает причину пересорта;
- заключение комиссии, можно ли признать это пересортицей;
- приказ руководителя: зачесть как пересортицу или учитывать отдельно;
- итог перенести в ведомость результатов инвентаризации. Без решения руководителя зачет лучше не делать.
По бухучету обычно так:
- недостачу сначала показываете Дт 94 Кт 41 по учетной стоимости недостающего товара;
- излишек приходуете Дт 41 Кт 91-1 по стоимости, принятой для учета на дату инвентаризации;
- если руководитель утвердил пересортицу, зачет делаете в бухучете на сопоставимую часть;
- если недостающий товар дороже излишка, разница остается как недостача: дальше либо на виновное лицо, либо на расходы по решению руководителя;
- если излишек дороже, разница идет в прочий доход. И да, именно из-за разной цены пересортица чаще всего и «вылезает».
По налогу на прибыль важный момент: даже если в бухучете вы зачтете пересортицу, в налоговом учете зачет обычно не применяют. То есть излишек — это внереализационный доход на дату оформления результатов инвентаризации, а недостача учитывается отдельно по своим правилам. Поэтому на ОСНО часто получается расхождение между бухгалтерским и налоговым учетом.
По НДС: на излишек НДС не начисляют и к вычету его не принимают, потому что нет реализации и нет счета-фактуры поставщика. По недостаче общий безопасный вывод такой: восстанавливать входной НДС обычно не нужно, потому что перечень случаев восстановления закрытый, а сама недостача в нем прямо не названа. Но это именно общий вывод по норме о восстановлении НДС, а не специальное правило про пересортицу, поэтому документы по инвентаризации лучше оформить очень аккуратно.
Что бы я проверила у вас прямо сейчас:
- один ли это МОЛ;
- один ли склад и один ли период инвентаризации;
- совпадает ли количество для зачета;
- можно ли по номенклатуре назвать это одним товаром раз
