Как закрыть авансовый отчет, если возврат за билеты пришел сотруднику

Безопаснее считать это не доходом сотрудника, а его задолженностью перед компанией до фактического возврата денег. Сотрудник должен перечислить вам сумму возврата, а в расходах оставить только удержанный перевозчиком сбор, если отмена подтверждена и одобрена руководителем. На практике делаю так: — приказ или служебная записка об отмене поездки; — документы перевозчика на возврат и сумму штрафа; — заявление сотрудника, что возврат пришел на личный счет; — возврат денег в кассу или на расчетный счет компании. После этого корректирую расчеты с работником и сумму расходов по билетам. Если сотрудник деньги не вернет, висит долг; доход по НДФЛ обычно возникает уже когда долг прощают, а не в момент возврата от перевозчика. Проверьте, был ли уже возмещен перерасход по авансовому отчету и закрыт ли период.

Безопаснее всего считать эту сумму не доходом сотрудника, а его задолженностью перед компанией. После возврата денег за билет на личный счет работник должен вернуть их работодателю, а вы закрываете расчеты как возврат неизрасходованной подотчетной суммы. Оформите комплект документов: приказ об отмене поездки, заявление сотрудника о том, что перевозчик вернул деньги на его счет, подтверждение возврата от перевозчика или агента, банковскую выписку сотрудника с датой и суммой возврата, а затем ПКО или платежку на перечисление денег в организацию. Если вернулась не вся сумма, удержанный сбор или штраф оставляйте отдельно и проверяйте причину отмены поездки. НДФЛ и взносов здесь быть не должно, если деньги реально возвращены компании и цепочка документов собрана. Риск дохода у физлица возникает, если сумму оставить у сотрудника, простить долг или не взыскать его; удержание из зарплаты лучше делать по письменному согласию работника либо приказом в срок, с учетом ограничений по удержаниям. Если отчет уже был закрыт, в учете просто восстановите задолженность сотрудника и погасите ее возвратом денег.