Вопрос #59

Нет, при нормальном оформлении такую выплату можно не облагать ни НДФЛ, ни взносами. Но приказа и соглашения мало: нужны доказательства, что ноутбук и телефон сотрудника реально используются в интересах компании, а сумма - это возмещение, а не скрытая зарплата. Проверьте: - допсоглашение с описанием техники, периода использования, суммы и ее расчета; - копии документов, подтверждающих принадлежность имущества сотруднику; - привязку к трудовой функции; - по телефону - лимит или детализацию рабочих звонков. Ежемесячный акт или отчет я бы делала обязательно. Если сумма фиксированная, одинаковая и не связана с фактическим использованием, ее могут переквалифицировать в зарплату. Для дистанционщиков без подтверждающих документов действует лимит 35 руб. в день.

Да, можно не облагать НДФЛ и взносами, если это именно компенсация по ст. 188 ТК РФ: сотрудник использует личное имущество с согласия работодателя и в его интересах, а имущество принадлежит ему. Для дистанционщиков с 01.01.2024 безопасный ориентир - 35 руб. в день без налогообложения либо вся сумма по подтвержденным расходам; для остальных работников лимит прямо не установлен. Одного приказа мало. Нужны допсоглашение, порядок расчета суммы, копии документов на ноутбук и телефон, подтверждение служебного использования и расходов на связь. Иначе такую выплату сложнее защитить как возмещение, а не как скрытую оплату труда.

По общему правилу такую выплату можно не облагать ни НДФЛ, ни страховыми взносами, если это именно компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя по ст. 188 ТК РФ, а не часть оплаты труда под видом компенсации. Освобождение для таких компенсаций предусмотрено налоговыми нормами и подтверждается разъяснениями Минфина. Одного приказа и соглашения с суммой я бы не оставлял. Нужны: - соглашение или условие трудового договора о личной технике; - копии документов, подтверждающих, что ноутбук и телефон принадлежат работнику; - документы, из которых видно фактическое использование в работе; - расчет суммы компенсации. По телефону лучше иметь детализацию служебных звонков. Для ноутбука специальных норм по сумме в найденных материалах я не увидел: размер обычно определяют по соглашению сторон, но его надо экономически обосновать. Самый рискованный вариант - фиксированная сумма без расчета и подтверждающих документов: такую выплату при проверке проще трактовать как скрытую зарплату. Если сотрудник оформлен как дистанционный, есть отдельное правило: можно платить либо до 35 руб. за день дистанционной работы, либо возмещать фактические документально подтвержденные расходы.