При сильной сезонности безопаснее для бухучета не равномерное ежемесячное начисление «по среднему проценту за год», а ежемесячная переоценка резерва на отчетную дату по фактически заработанным, но не использованным дням отпуска. Для проверяющих это самый защищенный вариант: в бухучете метод должен давать максимально достоверную оценку обязательства, быть закреплен в учетной политике и подтверждаться расчетом.
Если организация не относится к тем, кто вправе применять упрощенный бухучет, резерв по отпускам в бухучете обычно обязателен. Формально считать его можно и реже, но для общепита с плавающим штатом ежемесячный расчет обычно дает более корректную себестоимость и финансовый результат, чем «ровная» сумма отчислений.
Как делать на практике.
— Разделите персонал по тем же группам, по которым у вас отражается зарплата в затратах: производство, зал, доставка, администрация, продажи. Сезонную команду лучше не смешивать с базовой, если у них разная нагрузка и разные счета затрат.
— На конец каждого месяца определяйте по каждой группе остаток неиспользованных дней отпуска.
— Оценивайте резерв либо по каждому сотруднику, либо хотя бы по однородной группе: неиспользованные дни × средний дневной заработок × страховые взносы.
— Сравнивайте расчетную сумму с текущим сальдо по счету 96 и доначисляйте только разницу; если резерв завышен, корректируйте его вниз. Начисление резерва отражают по тем же счетам затрат, где сидит зарплата, использование — через счет 96.
Именно при сезонном наборе я не советую нормативный способ «процент от ФОТ прошлого года» для бухучета: он прост, но в вашем кейсе чаще всего и дает перекос по месяцам. Такой способ допустим как техническое упрощение, но при резком росте и снижении штата он хуже отражает реальное обязательство. Перед окончанием сезона и массовыми увольнениями обязательно делайте отдельный пересчет, чтобы не провалить компенсации за неиспользованный отпуск.
Отдельно проверьте налоговый учет: резерв там не обязателен, правила другие, поэтому бухучетный и налоговый алгоритмы часто не совпадают, а временные разницы — нормальная ситуация. Если в вопросе для вас критичны именно проводки и настройка под 1С, это уже лучше смотреть по вашей учетной политике и по тому, как у вас распределяются зарплатные счета между кухней, залом и административным блоком.
