Безопаснее оформлять такие суммы как транзитные поступления в пользу сотрудников, а не как доход кафе, если чаевые добровольные, отделены от оплаты заказа и компания по документам только принимает их и перечисляет персоналу. Но по зарплатным налогам в вашей схеме разумнее идти по консервативному пути: при выплате сотруднику удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с полной суммы чаевых по реестру.
Сделать это лучше так:
— утвердить положение о безналичных чаевых: что сумма добровольная, не входит в цену блюд и сервиса, гость сам выбирает размер;
— прописать, что компания лишь собирает и распределяет чаевые по реестру сервиса/банка;
— взять согласие сотрудников на такой порядок и отдельно определить, за чей счет комиссия банка;
— вести персонифицированный реестр: дата, заказ, сумма, сотрудник, комиссия, сумма к выплате. Для общепита чек сейчас выдается до оплаты, а если чаевые перечисляются не одновременно с оплатой заказа, по ним нужен отдельный чек как по отдельному предмету расчета.
В учете практичнее не гонять эти суммы через выручку, а вести их на отдельном субсчете расчетов, например 76 «Безналичные чаевые». Тогда поступление от банка отражаете как задолженность перед сотрудниками, комиссию банка — отдельно, а при распределении закрываете расчеты на конкретных работников. Если же чаевые фактически становятся обязательной частью счета или компания может распоряжаться ими по своему усмотрению, защищать транзитную модель уже сложно.
По НДФЛ рискованно перекладывать обязанность на самих официантов. Когда деньги приходят на счет компании и потом перечисляются работнику по вашему реестру, у компании есть все признаки налогового агента: она выплачивает доход и может удержать налог в момент выплаты. Дата дохода — день перечисления работнику. Базу безопаснее брать в полной сумме чаевых до удержания комиссии, потому что удержания по распоряжению физлица налоговую базу не уменьшают.
По страховым взносам самый безопасный вариант — начислять их. Логика контролеров устойчивая: все персонализированные выплаты работнику, связанные с трудовыми отношениями, входят в объект обложения, а закрытый перечень необлагаемых сумм чаевые не содержит. Спорить можно только на тезисе, что компания не платит свои деньги, а лишь переводит чужие, но именно при вашей модели с поступлением на расчетный счет компании и дальнейшим распределением риск доначислений, пеней и штрафов уже заметный.
Что проверить отдельно:
— не смешаны ли чаевые с обязательным сервисным сбором;
— считает ли сервис/банк реестр в gross-сумме, а не за минусом комиссии;
— совпадает ли сумма чаевых в реестре, выписке и выплате сотруднику;
— не попадают ли чаевые по ошибке в налоговую выручку по УСН или налогу на прибыль. Иначе можно либо переплатить налог с чужих денег, либо получить спор по НДФЛ и взносам.
