Если хотите максимально убрать риск разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, новый ФН безопаснее вести как материал и списывать единовременно в расходы в момент установки в кассу, а не растягивать на срок его действия. Старый ФН после замены в расход повторно не идет: его снимают с эксплуатации, документируют и хранят отдельно до конца обязательного срока хранения.
На практике я бы делала так:
— покупку нового ФН сначала ставила на 10 счет как материальный запас;
— если в документах отдельно выделена услуга по замене или перерегистрации, услугу сразу относила на 26 или 44 по акту;
— сам ФН списывала с 10 счета в расходы датой установки в ККТ;
— в учетной политике прямо закрепила, что сменные ФН для касс учитываются как материалы и признаются в расходах при передаче в эксплуатацию.
Почему это обычно безопаснее. ФН сам по себе не работает отдельно от кассы, у него ограниченный срок использования, его регулярно меняют, и в учете он ближе к сменному элементу, чем к отдельному основному средству. Равномерное списание через срок действия чаще только усложняет учет: в бухучете появляется распределение, а в налоговом многие все равно хотят признать расход быстрее. Отсюда и лишние временные разницы.
Со старым ФН логика такая:
— сначала закрываете архив ФН и оформляете замену по кассе;
— составляете внутренний акт на снятие с эксплуатации;
— в акте фиксируете модель, заводской номер, номер кассы, дату замены;
— сам носитель убираете на архивное хранение.
В бухучете старый ФН после снятия с кассы активом уже не является, если его стоимость была списана раньше. Держать его на балансе только потому, что его надо хранить, не нужно. Для контроля можно завести отдельный журнал или забалансовый учет «ФН на хранении».
Типичные ошибки:
— списать новый ФН в день покупки, а не в день установки;
— не разделить в документах стоимость самого ФН и услуги по замене;
— оставить старый ФН «в материалах» или «в эксплуатации», хотя он уже снят;
— не прописать подход в учетной политике.
Если у вас касса арендованная или ФН входит в тариф банка/сервисной компании, учет может быть другим: тогда нередко в расход идет не сам ФН, а услуга по обслуживанию. И еще важна система налогообложения: для налога момент признания расхода смотрите по своему режиму, но сам подход «ФН как материал, списание при установке» обычно лучше всего держит учет без перекосов.
