Можно ли перед годовой бухотчетностью инвентаризировать основные средства раз в три года?

Да, для годовой бухотчетности обычные основные средства можно инвентаризировать не ежегодно, а один раз в три года. Это не отменяет саму обязанность проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности, но для ОС стандарт делает специальное исключение.

Нормативное основание

С 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», и в 2026 году именно он определяет общие правила. Стандарт относит составление годовой бухгалтерской отчетности к случаям обязательной инвентаризации, но прямо разрешает инвентаризировать иные основные средства один раз в три года, а библиотечные фонды — один раз в пять лет.

Отдельно стандарт устанавливает момент проверки: при годовой отчетности инвентаризацию проводят по состоянию на отчетную дату, а по основным средствам, НМА, капитальным вложениям и запасам можно использовать результаты инвентаризации, проведенной не ранее 1 октября отчетного года. Это удобно, когда компания все же включает ОС в инвентаризацию текущего года и хочет провести ее заранее.

Порядок действий по шагам

1. Проверьте дату последней инвентаризации ОС. Если с предыдущей проверки обычных основных средств не прошло трех лет, повторять ее только ради годовой отчетности не требуется. Для библиотечных фондов ориентир — пять лет.
2. Закрепите периодичность и сроки во внутренних документах. Руководитель определяет сроки, даты начала и окончания и общий порядок инвентаризации. Безопасно закрепить это в учетной политике или отдельном положении об инвентаризации, а на конкретную проверку издать приказ.
3. Подготовьте учетные регистры и документы по объектам. До начала проверки нужно сверить наличие инвентарных карточек, инвентарных книг, описей, технических паспортов и документов по объектам, переданным или полученным в аренду либо на хранение.
4. Проведите фактическую проверку. Комиссия сопоставляет фактическое наличие объектов с данными учета. Если в текущем году вы все же инвентаризируете ОС для годовой отчетности, сделать это можно после 1 октября отчетного года.
5. Отразите результаты в нужном отчетном периоде. Инвентаризационные разницы регистрируют в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Поэтому результаты проверки ОС, проведенной для отчетности за 2026 год, должны попасть именно в учет и отчетность за 2026 год.

Исключения и частные случаи

Правило «раз в три года» работает только как послабление для обычной годовой инвентаризации основных средств. Оно не отменяет специальные случаи, когда инвентаризация обязательна независимо от того, когда ОС проверяли в последний раз.

• передача или возврат активов вне обычной деятельности в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также отчуждение активов;
• ликвидация организации;
• пожар, авария, стихийное бедствие или иная чрезвычайная ситуация — непосредственно после окончания события, если это возможно.

Практически это означает следующее: если компания инвентаризировала станки и оборудование в ноябре 2024 года, то в рамках обычной подготовки годовой отчетности за 2025 и 2026 годы повторять эту проверку только из-за отчетности не нужно. Но если тот же объект передают в аренду вне обычной деятельности либо произошла чрезвычайная ситуация, инвентаризация потребуется независимо от трехлетнего цикла. Это вывод из сочетания общего правила о трехлетней периодичности и перечня обязательных случаев.

Типичные ошибки

• Распространять трехлетнее правило на все активы подряд. Послабление прямо дано только для иных основных средств; для библиотечных фондов срок другой — пять лет.
• Не фиксировать порядок инвентаризации во внутренних документах. Из-за этого сложно доказать, почему ОС не проверялись в текущем году.
• Забывать про документы по арендованным и переданным объектам. Их наличие нужно проверить до начала инвентаризации.
• Отражать результаты по дате утверждения акта, а не по дате инвентаризации. Для бухгалтерского учета важна отчетная дата, по состоянию на которую проводилась проверка.

Короткий вывод

Чек-лист: проверьте дату последней инвентаризации ОС; убедитесь, что трехлетняя периодичность закреплена во внутренних документах; при проверке в текущем году проводите ее после 1 октября; результаты включайте в тот отчетный период, к которому относится дата инвентаризации; не забывайте, что при аренде, отчуждении, ликвидации и ЧС правило «раз в три года» не применяется.