Можно ли не вести лицевые счета работников, если по каждому сотруднику хранятся расчетные листки?

Отказаться от ведения лицевых счетов работников можно, но это меняет срок хранения зарплатных документов. Если лицевых счетов нет, расчетные листки и иные документы о выплатах хранятся длительно; если лицевые счета ведутся, срок хранения таких документов существенно короче.

Нормативное основание

Для документов о получении заработной платы и других выплат действует дифференцированный срок хранения. При наличии лицевых счетов работников расчетные и расчетно-платежные ведомости, расчетные листки и аналогичные документы хранят 6 лет. Если лицевые счета не ведутся, те же документы нужно хранить 50/75 лет. Для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, это означает 50 лет; для более ранних — 75 лет. Срок начинают считать с 1 января года, следующего за годом завершения документа в делопроизводстве. Уменьшать установленный срок нельзя, а увеличить его организация вправе.

Сами лицевые счета работников тоже относятся к документам длительного хранения — 50/75 лет. Поэтому у работодателя по сути два варианта: либо вести лицевые счета и тогда большинство документов о выплатах хранить 6 лет, либо не вести лицевые счета и тогда хранить длительно весь комплект документов по зарплате.

Как действовать на практике

Шаг 1. Определите, будет ли организация вести лицевые счета работников. Обязанности применять только унифицированную форму нет. За основу можно взять форму Т-54 либо утвердить собственную форму.

Шаг 2. Если выбираете собственную форму, закрепите ее при формировании учетной политики как форму первичного документа, применяемую в организации. Специальных правил ведения лицевого счета не установлено, но на практике он должен аккумулировать сведения из тех документов, которые заменяет для целей длительного хранения.

Шаг 3. Если лицевые счета не ведете, организуйте архив так, чтобы по каждому работнику сохранялись расчетные листки, платежные ведомости и иные документы о начислении и выплате зарплаты на срок 50 лет по современным документам. Уничтожать их по истечении 6 лет в такой ситуации нельзя.

Почему расчетный листок не заменяет лицевой счет

Расчетный листок и лицевой счет — не одно и то же. Расчетный листок нужен для информирования работника о составе заработной платы, иных начислениях, удержаниях и сумме к выплате. Его форму работодатель утверждает отдельно по правилам трудового законодательства. Лицевой счет — это внутренний документ длительного хранения, который должен собирать сведения о начислениях и выплатах за работника в более системном виде. Поэтому наличие подшитых расчетных листков само по себе не считается ведением лицевых счетов.

Именно по этой причине хранить только расчетные листки и считать, что вопрос с лицевыми счетами закрыт, рискованно. Если отдельный лицевой счет не оформляется, расчетные листки не дают права сократить срок хранения зарплатных документов до 6 лет.

Частные случаи и полезные ориентиры

Если организация уже ведет лицевые счета, расчетные листки и другие документы о получении зарплаты можно хранить 6 лет. Если лицевые счета отсутствуют, действует длительный срок хранения. Для бизнеса, который работает сейчас, практически значим именно 50-летний срок, потому что речь идет о документах, завершенных после 1 января 2003 года.

Выбрать форму лицевого счета можно самостоятельно. Унифицированная форма допустима, но не обязательна. Главное, чтобы выбранный документ был утвержден в организации и позволял восстановить сведения о начислениях, удержаниях и выплатах работнику за соответствующие периоды.

Типичные ошибки

• Хранить расчетные листки 6 лет, хотя лицевые счета в организации не ведутся.
• Считать папку с расчетными листками полноценной заменой лицевому счету.
• Не утверждать собственную форму лицевого счета в учетной политике.
• Считать срок хранения с даты составления документа, а не с 1 января следующего года.
• Уничтожать документы раньше установленного срока.

Короткий вывод

Расчетные листки не заменяют лицевые счета работников. Если лицевые счета не ведутся, зарплатные документы по современным периодам безопасно хранить 50 лет. Если организация хочет сократить срок хранения расчетных листков и ведомостей до 6 лет, нужно ввести и реально вести лицевые счета работников.