Как отразить в ЕФС‑1 премию за прошлый год, начисленную в январе уволенному работнику?
Краткий ответ
Если премию за прошлый год начислили в январе текущего года сотруднику, уволенному до января, ее включают в раздел 2 ЕФС‑1 за I квартал текущего года. В среднесписочную численность такого человека не включают, но показывают в поле численности застрахованных лиц, с выплат которым начислены взносы на травматизм.
Если организация начислила в январе премию по итогам прошлого года сотруднику, который был уволен еще в прошлом году, такую выплату нужно показать не в прошлогодней отчетности, а в текущем разделе 2 формы ЕФС‑1 за I квартал. Это связано с тем, что взносы на травматизм исчисляют по итогам месяца начисления выплаты. При этом бывшего работника не включают в среднесписочную численность, но включают в показатель численности застрахованных лиц, с выплат которым начислены взносы на травматизм.
Нормативное основание
Для взносов на травматизм важен месяц, в котором выплата начислена. Если годовую премию за 2025 год начислили в январе 2026 года, страховые взносы по этой сумме исчисляют именно в январе 2026 года. Поэтому сумма попадает в раздел 2 ЕФС‑1 за I квартал 2026 года, даже если получатель уже не состоит в трудовых отношениях с работодателем. Такой порядок Социальный фонд отдельно подтвердил для премий бывшим работникам.
Раздел 2 ЕФС‑1 — это сведения о взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Его сдают ежеквартально: не позднее 25 апреля, 25 июля, 25 октября текущего года и 25 января следующего года. Значит, январскую премию бывшему работнику нужно показать в отчете за I квартал, который подают не позднее 25 апреля.
Как заполнить отчет по шагам
- Начислите премию в январе текущего года. Именно январь будет месяцем, в котором возникает обязанность исчислить взносы на травматизм с этой выплаты.
- Включите сумму в раздел 2 ЕФС‑1 за I квартал. Поскольку начисление произошло в январе, отражать выплату нужно в квартальной отчетности текущего года, а не корректировать прошлый год только из‑за самой премии.
- Не включайте бывшего работника в поле «Среднесписочная численность работников». Социальный фонд прямо указал, что уволенных сотрудников, которым после увольнения начислили годовую премию, в этот показатель не включают.
- Включите бывшего работника в поле «Численность работающих застрахованных лиц…». Это поле заполняют по количеству лиц, с выплат которым начислены взносы на травматизм. Если на премию бывшему сотруднику такие взносы начислены, в этом показателе его нужно учесть.
Частный случай на примере
Сотрудник уволился 20 декабря 2025 года. В январе 2026 года организация начислила ему премию по итогам работы за 2025 год. В этом случае сумму премии и начисленные на нее взносы на травматизм нужно отразить в разделе 2 ЕФС‑1 за I квартал 2026 года. Сдать такой раздел нужно не позднее 25 апреля 2026 года. В среднесписочную численность этого человека включать не надо, а в численность застрахованных лиц по травматизму — надо.
Исключения и частные нюансы
Ключевое условие здесь одно: премия должна быть начислена в январе текущего года. Именно поэтому ответ однозначен для ситуации, когда трудовые отношения прекращены до января, а сама выплата оформлена и начислена уже в январе. Для этого случая Социальный фонд прямо разъяснил и отчетный период, и порядок включения работника в численные показатели раздела 2.
Также важно не смешивать два разных показателя: среднесписочную численность и численность застрахованных лиц, с выплат которым начислены взносы на травматизм. Это не взаимозаменяемые поля. Бывший работник может не попадать в среднесписочную численность, но при этом должен быть учтен в численности застрахованных лиц именно потому, что в отчетном периоде у него есть облагаемая выплата.
Типичные ошибки
- Ошибка 1. Включить бывшего работника в среднесписочную численность. Для такой ситуации это неверно.
- Ошибка 2. Не включить его в численность застрахованных лиц по травматизму, хотя на премию начислены взносы.
- Ошибка 3. Отложить отражение суммы до годовой отчетности вместо квартального раздела 2 за I квартал.
- Ошибка 4. Искать основание для корректировки прошлого года только потому, что премия относится к результатам прошлого года. Для взносов здесь решает месяц начисления — январь текущего года.
Короткий вывод
Чек‑лист для бухгалтера: начислили годовую премию бывшему работнику в январе — начислите взносы на травматизм в январе, включите сумму в раздел 2 ЕФС‑1 за I квартал, не ставьте человека в среднесписочную численность и обязательно учтите его в численности застрахованных лиц, если с выплаты начислены взносы.
