Какими документами подтвердить на УСН расходы на услуги самозанятого: достаточно ли счета и чека?
Краткий ответ
Нет, в общем случае одного счета и чека недостаточно. Для безопасного учета расходов на УСН по услугам самозанятого нужен комплект из договора, чека НПД и акта либо иного документа, подтверждающего оказание услуг; только по сделке, исполняемой сразу, чек может быть достаточным подтверждением.
Для учета расходов на УСН по услугам самозанятого ориентироваться только на счет не стоит. Счет обычно содержит условия оплаты и реквизиты, но не подтверждает сам факт оказания услуг. Безопасный подход — собрать документы и на оплату, и на исполнение обязательства, а в КУДиР отражать расход только после того, как услуга реально оказана и это можно подтвердить.
Нормативное основание
При УСН «доходы минус расходы» налоговую базу уменьшают только оплаченные и документально подтвержденные расходы. Операции в книге учета должны подтверждаться первичными документами. Для расчетов с плательщиком НПД ключевой документ — чек, сформированный через специальный сервис, с указанием ИНН заказчика и наименования оказанных услуг. Если чека нет, расход не считается подтвержденным.
Одновременно для обычной услуги одного чека нередко недостаточно. На практике нужен документ, который фиксирует дату или период оказания услуги: акт, отчет, иной документ о приемке результата. Именно он показывает, когда обязательство исполнено и в каком периоде расход можно признать.
Какие документы собрать по шагам
- Договор ГПХ. Его лучше заключить письменно. В договоре разумно закрепить, что исполнитель применяет НПД, обязан передавать чек по каждому расчету и сразу сообщать о потере статуса самозанятого.
- Чек самозанятого. В нем должны быть данные заказчика, включая ИНН, и наименование услуги. Именно этот документ подтверждает оплату услуг самозанятого для налоговых целей.
- Акт или иной документ об оказании услуг. Он нужен, чтобы подтвердить факт исполнения, объем и дату оказания услуги. Для работ по договору подряда акт особенно важен; для услуг он нужен, если это предусмотрено договором или если без него невозможно определить период оказания.
- Платежный документ. Сохраняйте платежное поручение, выписку банка или иной документ, из которого видно, что деньги действительно перечислены исполнителю. Для УСН факт оплаты тоже обязателен.
Вывод по комплекту документов: счет можно хранить как вспомогательный документ, но заменой акту и чеку он не является. Если в папке по сделке есть только счет и платежка, подтверждение расхода слабое.
Когда отражать расход на УСН
Если самозанятому перечислен аванс, сразу в расходы его не включают. Контролирующий подход состоит в том, что предоплата признается только после прекращения обязательства исполнителя — когда услуги фактически оказаны и это подтверждено документом о выполнении. Иными словами, для признания расхода должны совпасть как минимум два события: оплата и оказание услуг.
Пример: 5 сентября перечислили самозанятому аванс 30 000 ₽, а акт подписали 20 сентября. В расходах по УСН эту сумму безопасно учитывать не 5 сентября, а после оказания услуги, то есть в сентябре по дате, когда обязательство исполнено и есть подтверждающие документы. Это следует из общего порядка учета предоплаты при УСН и разъяснений по расчетам с самозанятыми.
Исключения и частные случаи
Если сделка исполняется немедленно при заключении договора, чек самозанятого может сам по себе подтвердить затраты на оплату услуги. Но это именно частный случай: когда из характера сделки очевидно, что услуга оказана сразу и отдельный акт не нужен. Для длительных, этапных или регулярно оказываемых услуг безопаснее оформлять акт.
Если на дату выплаты исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД и передал чек, у заказчика обычно не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ и начисления страховых взносов. Но если физлицо утратило статус самозанятого в ходе исполнения договора, с даты снятия с учета по выплатам такому физлицу у заказчика появляются обязанности по НДФЛ и взносам. Для исполнителя, который работает как ИП, подход иной: даже при утрате НПД сама по себе обязанность заказчика платить за него НДФЛ и взносы не возникает.
Типичные ошибки
- Признавать расход по дате аванса, не дожидаясь акта или иного подтверждения исполнения.
- Оставлять в деле только счет и платежку, считая их достаточным подтверждением услуги.
- Принимать в расходы акт без чека самозанятого. Для расчетов с плательщиком НПД чек — обязательный документ.
- Не проверять статус исполнителя и не прописывать в договоре его обязанность сообщать об утрате НПД. Это повышает риск спора по НДФЛ и страховым взносам.
Короткий чек-лист
Чтобы без лишних рисков учесть на УСН услуги самозанятого, держите у себя договор, чек НПД, акт или иной документ об оказании услуг и подтверждение оплаты. Счет — документ вспомогательный. Аванс в расходы не переносите до фактического оказания услуги.
