Да, в приказе можно указать одного и того же сотрудника как резерв на замещение и председателя, и одного из членов комиссии. Но работать он может только в одной роли на конкретное заседание или при подписании конкретного акта: либо как председатель, либо как член комиссии. Если одновременно отсутствуют и Иванов, и Сидоров, одного Васечкина уже недостаточно — нужен еще один резервный член комиссии или отдельный приказ на такой случай.
Для АО на ОСНО жестко установленного именно для коммерческих организаций федерального состава комиссии по списанию МПЗ нет. Организация сама определяет формы первички, порядок документооборота и элементы внутреннего контроля, а в первичных документах должны быть указаны должности и подписи лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни. Из этого следует, что резервный состав комиссии вы вправе закрепить внутренним приказом так, как вам удобно для работы, если порядок понятен и не создает двусмысленности в подписании документов.
Как оформить безопаснее на практике:
— утвердить основной состав комиссии;
— отдельно прописать, кто замещает председателя;
— отдельно прописать, кто замещает каждого члена комиссии;
— предусмотреть, что при одновременном отсутствии двух лиц руководитель издает дополнительный приказ о временном составе комиссии;
— в акте на списание Васечкин ставит одну подпись и указывает одну фактическую роль на этот документ.
Оптимальная формулировка для приказа: на период отсутствия Иванова обязанности председателя комиссии исполняет Васечкин; на период отсутствия Сидорова функции члена комиссии исполняет Васечкин; при одновременном отсутствии Иванова и Сидорова состав комиссии определяется отдельным приказом. Так вы снимете риск спора о том, что один человек одновременно «закрывал» две позиции и фактически влиял на решение комиссии больше, чем предусмотрено.
Что еще стоит проверить:
— чтобы форма акта списания была утверждена у вас локально;
— чтобы в приказе и актах совпадали ФИО и должности;
— чтобы в комиссию не включали материально ответственное лицо, если именно его участок проверяется или списание потенциально конфликтное. Последний момент лучше отдельно закрепить во внутреннем положении, чтобы не создавать лишний риск по претензиям к объективности комиссии.
