Кто должен подписывать строки 15 и 18 УПД со стороны покупателя?
Краткий ответ
Строку 15 УПД подписывает тот, кто фактически принял товар, работы, услуги или имущественные права от имени покупателя. Строку 18 подписывает лицо, ответственное за правильность оформления операции; если это тот же человек, что расписался в строке 15, в строке 18 можно не повторять подпись, а указать только должность и ФИО.
Со стороны покупателя в УПД не обязательно расписываются одни и те же сотрудники. Логика простая: строка 15 нужна для фиксации факта приемки, а строка 18 — для указания лица, которое отвечает за корректное оформление самой операции. Если обе функции выполняет один человек, дублировать подпись в строке 18 не требуется.
Нормативное основание
Для первичного документа обязательны сведения о должности лица, совершившего операцию, и о лице, ответственном за ее оформление, либо о должности лица, ответственного за оформление свершившегося события. Именно под эти обязательные реквизиты в рекомендованной форме УПД выделены строки 15 и 18 со стороны покупателя. Из рекомендаций по УПД следует, что как минимум одна из этих строк должна быть заполнена.
Кто подписывает строку 15
В строке 15 расписывается тот, кто реально принимает товар, результаты работ, услуги или имущественные права от имени покупателя. Это может быть кладовщик, менеджер, инженер, материально ответственное лицо или иной сотрудник. Если приемку ведет представитель, а не штатный работник, строку 15 вправе подписать, например, водитель или экспедитор, действующий по доверенности покупателя. Для работ и услуг действует тот же принцип: подписывает лицо, которое принимает результат со стороны покупателя.
Кто подписывает строку 18
Строка 18 предназначена для лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни со стороны покупателя. Это не обязательно главный бухгалтер. Подписантом может быть руководитель, кладовщик, сотрудник снабжения, бухгалтер или другой работник, если именно на него возложены соответствующие полномочия. Из разъяснений следует и более важный практический вывод: обязательного требования утверждать закрытый перечень таких лиц локальным актом нет, но полномочия подписанта должны быть понятны и подтверждаемы внутренними документами или доверенностью.
Порядок действий по шагам
- Определите, кто у покупателя фактически принимает товар или результат работ. Именно этот человек — основной кандидат для строки 15.
- Проверьте, кто в вашей компании отвечает за оформление приемки и первичного документа. Именно он указывается в строке 18.
- Если приемщик и ответственный за оформление — одно лицо, заполните строку 15 полностью, а в строке 18 укажите только должность и ФИО без повторной подписи.
- Если строка 15 не заполнена, строка 18 должна содержать должность, подпись и ФИО назначенного ответственного лица. Оставлять пустыми обе строки нельзя.
- Если за оформление отвечают несколько работников, форму допустимо дополнить, например строкой 18а, и собрать подписи всех ответственных. Рекомендованная форма УПД это позволяет.
Частные случаи
Самовывоз
Если товар забирает представитель покупателя, строку 15 подписывает именно он, а не сотрудник продавца и не перевозчик, действующий не от имени покупателя. На практике это особенно важно, когда груз получает водитель или экспедитор.
Один сотрудник совмещает обе функции
Когда один и тот же работник и принимает товар, и отвечает за оформление операции, в строке 18 достаточно повторить его должность и ФИО. Повторная подпись не обязательна, если подпись уже стоит в строке 15.
Несколько ответственных за оформление
Если по вашему документообороту операцию оформляют два и более человека, УПД можно дополнить дополнительной строкой. Это удобнее, чем пытаться «назначить» одного формального подписанта, который фактически не отвечает за документ.
Типичные ошибки
- Оставлять пустыми и строку 15, и строку 18. Хотя бы одна из них должна быть заполнена.
- Ставить в строке 15 подпись лица, которое не принимало товар и не действует от имени покупателя.
- Считать, что строку 18 всегда обязан подписывать главбух. Такое требование не установлено.
- Дублировать подпись в строке 18, когда тот же сотрудник уже подписал строку 15. Это не ошибка, но и не обязательное действие.
Вывод. Для покупателя в УПД главное разделить две роли: кто принял и кто отвечает за оформление. Строка 15 — про фактическую приемку, строка 18 — про ответственность за документ. Если это один человек, подпись достаточно поставить в строке 15, а в строке 18 указать его должность и ФИО. Если разные — каждая строка заполняется своим подписантом.
