Проводка Дебет 73.1 Кредит 50: выдача займа работнику наличными из кассы

Проводка Дебет 73.1 Кредит 50 отражает выдачу работнику денежного займа наличными из кассы организации. По дебету возникает задолженность сотрудника по предоставленному займу, по кредиту уменьшается остаток наличных денежных средств.

Когда применяется и какие документы нужны

Эту запись используют, если организация предоставляет заем своему сотруднику именно как работнику, а деньги выдаются через кассу. Проводка уместна как при беспроцентном, так и при процентном займе на дату фактической выдачи денег.

Основанием обычно служат:

• договор займа с работником;
• заявление сотрудника и решение руководителя о выдаче займа;
• расходный кассовый ордер;
• при необходимости — график погашения и расчета процентов.

Если заем выдается не работнику, а иному физическому лицу, счет 73.1 обычно не применяют: тогда расчеты отражают на счете 76.

Экономический смысл проводки

Счет 73.1 показывает дебиторскую задолженность персонала по предоставленным займам. После выдачи денег у организации появляется право требования к сотруднику на сумму займа. Счет 50 уменьшается, потому что наличные фактически выданы из кассы.

Иными словами, компания не признает расход: она просто меняет один актив на другой. Вместо наличных возникает требование к работнику.

Пошаговый пример с суммами

Организация выдала сотруднику заем на 120 000 руб. наличными сроком на 12 месяцев. По условиям договора заем беспроцентный. Деньги выданы единовременно из кассы.

Шаг 1. Бухгалтер проверяет наличие подписанного договора займа и оформленного расходного кассового ордера.

Шаг 2. В день выдачи денег отражается задолженность работника и уменьшение кассы.

Итоговая запись: Дебет 73.1 Кредит 50 — 120 000 руб.

Если по договору предусмотрены проценты, сама выдача займа все равно первоначально может быть отражена этой же проводкой, а дальнейшее начисление процентов оформляется отдельно.

Смежные и обратные проводки

Наиболее частые связанные записи

• Дебет 50 Кредит 73.1 — работник возвращает заем наличными в кассу;
• Дебет 51 Кредит 73.1 — работник погашает заем переводом на расчетный счет организации;
• Дебет 70 Кредит 73.1 — удержана сумма погашения займа из заработной платы, если это допустимо по документам и оформлено надлежащим образом;
• Дебет 73.1 Кредит 91.1 — начислены проценты по договору займа.

Если процентный заем отвечает признакам финансового вложения, в учете дополнительно оценивают необходимость применения счета 58 по принятой учетной политике и экономическому содержанию операции.

Типичные ошибки

• отражают выдачу займа через счет 71, хотя речь идет не о подотчетных суммах, а о займе работнику;
• признают сумму займа расходом организации — это неверно;
• выдают деньги без договора займа или без кассового оформления;
• не контролируют сроки возврата и не сверяют остаток по счету 73.1 с графиком платежей;
• забывают отдельно учитывать проценты и возможные налоговые последствия по материальной выгоде работника.

Практический вывод

Проводка Дебет 73.1 Кредит 50 фиксирует сам факт выдачи займа сотруднику наличными и формирует дебиторскую задолженность персонала. Для корректного учета важно отделять заем от подотчетных сумм, вовремя оформлять первичные документы и заранее определить порядок погашения долга.

Налоговый учет. Сама сумма выданного денежного займа обычно не образует расход по налогу на прибыль и не учитывается как расход при УСН. Возврат основной суммы также не формирует доход. Проценты по займу учитываются отдельно: у займодавца это, как правило, доход. По денежным займам НДС обычно не возникает; у работника при беспроцентном или льготном займе возможны последствия по НДФЛ в виде материальной выгоды.