Нужно ли вычитать НДС из аванса поставщику в строке 1230 баланса, если вычет не положен?

Если организация перечислила поставщику предоплату и на отчетную дату не имеет права на вычет НДС с этого аванса, строку 1230 бухгалтерского баланса заполняют полной суммой перечисленных денег. Уменьшать показатель на налог в такой ситуации не нужно.

Нормативное основание

Выданный поставщику аванс в бухучете не признается расходом. До получения товаров, работ или услуг он учитывается как дебиторская задолженность. Поэтому в обычной ситуации такой остаток попадает в строку 1230 «Дебиторская задолженность». Для этой строки действует правило: авансы, перечисленные в счет будущих поставок, отражают за минусом суммы НДС только тогда, когда этот налог по состоянию на отчетную дату подлежит вычету или уже принят к вычету. Если налоговое законодательство не дает права на такой вычет, оснований уменьшать дебиторскую задолженность нет.

Как показать такой аванс в балансе

1. Определите остаток аванса на 31 декабря. Берут именно непогашенную предоплату поставщику, которая не закрыта поставкой, актом или возвратом денег. Это сальдо по расчетам с поставщиком по выданным авансам.

2. Проверьте, есть ли право на вычет НДС по этому авансу. Если на отчетную дату НДС с предоплаты можно принять к вычету, в строке 1230 показывают сумму аванса без такого налога. Если вычет не положен, вся сумма остается в дебиторской задолженности. Именно это важно для организаций на УСН без права на вычет по состоянию на отчетную дату, а также для иных случаев, когда авансовый НДС не может быть заявлен.

3. Не выделяйте этот НДС отдельной строкой баланса. При отсутствии права на вычет налог не «вынимают» из аванса для отдельного показа. В активе остается единая сумма дебиторской задолженности поставщика перед организацией на размер перечисленной предоплаты.

Пример. Организация перечислила поставщику 120 000 руб. аванса, в том числе 20 000 руб. НДС.

• если право на вычет есть — в строке 1230 отражают 100 000 руб.;

• если права на вычет нет — в строке 1230 отражают все 120 000 руб.

Какие проводки обычно встречаются

Минимальный набор записей по выданному авансу такой:

• Дебет 60, субсчет «Авансы выданные» — Кредит 51: перечислен аванс поставщику;

• Дебет 68, субсчет «НДС» — Кредит 76, субсчет «НДС с авансов выданных»: принят к вычету НДС с аванса, если для этого есть основания;

• Дебет 76, субсчет «НДС с авансов выданных» — Кредит 68, субсчет «НДС»: восстановлен авансовый НДС при последующем получении товаров, работ или услуг.

Если второй проводки не было, потому что вычет изначально не положен, то и уменьшать строку 1230 на сумму налога не нужно. В балансе должен остаться тот же экономический смысл, что и в регистрах учета: поставщик должен организации всю перечисленную предоплату до момента поставки или возврата денег.

Исключения и частные случаи

Не каждый выданный аванс обязательно идет именно в строку 1230. Если предоплата связана с приобретением, созданием или строительством внеоборотного актива, существенные суммы могут раскрываться в составе показателей по капитальным вложениям или основным средствам, а не внутри общей дебиторской задолженности. Поэтому сначала определяют экономическую природу объекта отчетности, а уже потом решают вопрос с НДС внутри выбранной строки.

Но само правило по НДС не меняется: уменьшать показатель можно только на налог, который подлежит вычету. Если права на вычет нет, сумма налога остается внутри стоимости отражаемого аванса.

Типичные ошибки

• Уменьшать строку 1230 на НДС автоматически, только потому что в платеже он выделен расчетно.

• Показывать НДС по такому авансу отдельной строкой актива, хотя права на вычет нет.

• Оставлять в строке 1230 полную сумму аванса, хотя авансовый НДС уже принят к вычету и должен уменьшать дебиторскую задолженность.

• Не сверять показатель баланса с аналитикой по счетам 60 и 76 на отчетную дату.

Короткий вывод

Для строки 1230 важен не сам факт наличия НДС в авансе, а наличие права на вычет этого налога на отчетную дату. Вычет есть — показывайте аванс без НДС. Вычета нет — отражайте всю сумму предоплаты. Это самый безопасный ориентир для составления баланса.