Просрочка на УСН «доходы минус расходы» в 2026 году

В 2026 году просрочка перестала быть просто складской неприятностью. Для компаний и ИП на УСН «доходы минус расходы» это уже полноценный налоговый вопрос: списание можно попытаться учесть, но только если бухгалтер собрал нормальный пакет документов и показал реальное выбытие товара или сырья. Иначе расход снимут, а остатки останутся висеть и в учете, и в системе маркировки. Так не делается.

Почему тема стала острой именно сейчас

С 1 января 2026 года для УСН «доходы минус расходы» перечень затрат перестал быть закрытым: в статье 346.16 появился новый подпункт 45, который позволяет учитывать иные расходы по правилам главы 25. Но это не амнистия на все списания подряд. Расход по-прежнему должен быть связан с деятельностью, направленной на получение дохода, быть экономически обоснованным, документально подтвержденным и не попадать в перечень затрат, которые прямо не учитываются.

Поэтому главный вопрос бухгалтера теперь звучит не так: «Можно ли вообще списать просрочку?», а так: «Хватит ли у меня документов, чтобы защитить это списание?». И вот здесь многие спотыкаются. Один внутренний акт без следов фактического уничтожения, утилизации или вывода из оборота по маркировке — слабая позиция.

Когда просрочку можно ставить в расход

Если срок годности истек, продукцию нельзя продавать, использовать на кухне, держать на витрине или среди годных остатков. Ее нужно сразу изъять из оборота, физически отделить, промаркировать как товар к списанию и убрать в отдельное место временного хранения. Только после этого оформляют акт и решают, что дальше: уничтожение, утилизация или передача специализированной организации.

Для УСН «доходы минус расходы» я бы ориентировался на четыре опоры. Первая — срок годности действительно истек или продукт очевидно непригоден. Вторая — выбытие подтверждено документами. Третья — товар не остался в продаже и не был использован дальше. Четвертая — есть связь с бизнесом: это обычные потери торговой точки, кафе, столовой, пекарни, а не бумажная операция ради уменьшения налога.

А вот на УСН «доходы» эта история мимо налога: списанная просрочка базу не уменьшает. На ОСНО стоимость просроченной продукции и затраты на утилизацию при наличии подтверждающих документов обычно можно включать в расходы.

Какие документы нужны бухгалтеру, чтобы не спорить потом

Минимальный рабочий комплект такой: приказ или распоряжение о комиссии, внутренний документ о выявлении просрочки, акт списания, а затем акт уничтожения либо документы от сторонней компании на утилизацию или уничтожение. Если используете не унифицированную форму, а свою, в ней должно быть ясно видно, что именно списали, в каком количестве, по какой причине, где товар находился, кто обнаружил просрочку и какой способ выбытия выбран.

На практике я советую не экономить на деталях. Указывайте партию, дату изготовления, срок годности, место хранения, материально ответственное лицо, стоимость по учетным данным и итог комиссии. Чем меньше тумана в акте, тем крепче позиция бухгалтера. Жизнь простая: где порядок в бумагах, там и проверка идет спокойнее.

Если продукт просто просрочен, отдельная экспертиза обычно не нужна. Но если компания хочет не уничтожать товар, а отправить его на переработку или использовать иным разрешенным способом, без подтверждения пригодности уже не обойтись. Для передачи некачественной пищевой продукции на корм животным требуется ветеринарно-санитарная экспертиза.

Проводки: без красоты, зато правильно

План счетов прямо отводит счет 94 для недостач и потерь от порчи ценностей. Поэтому безопасная логика такая: сначала показываем потери через счет 94, а уже потом решаем, за чей счет они идут — виновного лица или самой организации.

• Дт 94 Кт 41 — выявлена просрочка по товарам в торговле.
• Дт 94 Кт 10 — выявлена просрочка по сырью и материалам, например на кухне или в производстве. Логика та же: сначала фиксируем потери.
• Дт 73.02 Кт 94 — сумма отнесена на виновное лицо, если оно установлено и есть основания для взыскания.
• Дт 50, 51 или 70 Кт 73.02 — виновное лицо возместило ущерб или удержание произведено в установленном порядке.
• Дт 91.02 Кт 94 — просрочка списана на расходы организации, если виновных нет или взыскание невозможно.
• Дт 91.02 Кт 60 — отражены услуги по утилизации или уничтожению сторонней организацией. Это отдельный расход, и про него часто забывают.

Прямая проводка сразу с 41 или 10 на расходы без промежуточной фиксации потерь выглядит соблазнительно, но я бы так не делал. Когда есть просрочка, бухгалтер должен показать сам факт порчи и только потом — ее финансовый результат.

Маркировка и алкоголь: внутреннего акта уже мало

Если товар маркированный, одного бумажного акта на списание недостаточно. Просроченную продукцию нужно вывести из оборота в системе маркировки, указав товар, количество, коды маркировки и причину выбытия. Для крепкого алкоголя списание проводят в ЕГАИС, а для маркированного пива и слабоалкогольной продукции — в системе маркировки.

И тут есть важный нерв 2026 года. С 1 сентября 2026 года вступают в силу штрафы за неисполнение запрета продажи товара с истекшим сроком годности, если запрет получен из системы мониторинга: для ИП — 10 000 рублей за каждую единицу проданного товара, для организаций — 20 000 рублей за каждую единицу. Поэтому просрочку нельзя просто «подержать до конца недели», пока у сотрудников дойдут руки.

Практический пример

Кафе на УСН «доходы минус расходы» в июле 2026 года выявило просроченные молочные продукты и десерты на сумму 18 400 рублей. Комиссия оформила акт списания, товар изъяли с кухни и из холодильной витрины, коды маркировки вывели из оборота. Услуги подрядчика по уничтожению составили 2 100 рублей.

В бухучете записи будут такими:

• Дт 94 Кт 10 — 18 400 рублей;
• Дт 91.02 Кт 94 — 18 400 рублей;
• Дт 91.02 Кт 60 — 2 100 рублей;
• Дт 60 Кт 51 — 2 100 рублей.

В налоговом учете при УСН «доходы минус расходы» компания сможет претендовать на включение в расходы и стоимости просрочки, и затрат на уничтожение, если покупка и сама утилизация подтверждены, а выбытие реально оформлено. На УСН «доходы» этот же кейс налог не уменьшит.

Где бухгалтеры теряют деньги и защиту

• Просрочку находят сегодня, а оформляют через две недели. За это время товар может «жить» среди нормальных остатков, и позиция по расходу слабеет.
• Есть акт списания, но нет акта уничтожения, договора с утилизатором или подтверждения передачи. Бумага есть, выбытия нет.
• Маркированный товар списали в бухучете, но не вывели из оборота. В итоге учет на складе и учет в системе расходятся.
• Сразу относят сумму на расходы, минуя фиксацию потерь на счете 94. Для внутреннего контроля это плохая привычка.
• Пытаются уменьшить налог на УСН «доходы». Тут спорить не о чем: база не уменьшается.

Чек-лист перед закрытием месяца

1. Проверьте остатки по партиям и срокам годности.
2. Изымите просрочку из продажи, кухни, витрины и склада в день выявления.
3. Физически отделите товар от годных остатков.
4. Оформите акт списания с понятной причиной выбытия.
5. Подтвердите уничтожение или утилизацию отдельным документом.
6. Выведите маркированный товар из оборота, алкоголь — из нужной системы учета.
7. Отразите потери через счет 94 и только потом закройте их на виновное лицо или на расходы.
8. Для УСН «доходы минус расходы» проверьте, что у вас есть полный комплект подтверждения именно для налога, а не только для склада.

Короткий вывод. В 2026 году просрочку на УСН стало легче учитывать, но не легче оправдывать. Право на расход теперь шире, а требования к дисциплине — жестче. Поэтому бухгалтеру здесь нужен не героизм, а порядок: изъял, оформил, уничтожил, вывел из оборота, отразил в учете. Вот тогда и налог, и склад будут говорить на одном языке.