В счетах-фактурах на аванс надо ли заполнять строку 5б?

Нет, строка 5б не относится к самому авансовому счету-фактуре. Она нужна для документа на реализацию, когда отгрузка товаров, работ, услуг или передача имущественных прав производится в счет ранее полученной полной либо частичной предоплаты. Тогда в строке 5б показывают реквизиты того авансового счета-фактуры, который зачитывается при отгрузке.

Нормативное основание

В 2026 году в правилах оформления счетов-фактур закрепили новый реквизит — строку 5б. Ее ввели для того, чтобы выполнить требование Налогового кодекса: в счете-фактуре на реализацию, оформленном в счет ранее полученного аванса, нужно указывать номер и дату счета-фактуры, который был выставлен при получении этой предоплаты. Из этого следует главный практический вывод: строка 5б заполняется не на этапе получения аванса, а на этапе отгрузки.

Если оплата поступила уже после отгрузки, оснований для заполнения строки 5б нет, потому что авансового счета-фактуры в такой ситуации не было. Следовательно, при постоплате эту строку не заполняют.

Как действовать бухгалтеру по шагам

1. Определите, была ли до отгрузки полная или частичная предоплата. Если да, смотрите, выставлялся ли на нее авансовый счет-фактура.

2. При оформлении счета-фактуры на реализацию проверьте, идет ли отгрузка в зачет этого аванса. Только в таком случае строка 5б подлежит заполнению.

3. В строке 5б укажите номер и дату авансового счета-фактуры, который закрывается этой отгрузкой. Указывать здесь реквизиты платежного поручения или банковской выписки не нужно: строка 5б предназначена именно для реквизитов счета-фактуры на аванс.

4. Если в авансовый счет-фактуру вносились исправления, в строке 5б дополнительно укажите номер и дату последнего исправления.

5. Если одна отгрузка закрывает несколько ранее полученных авансов, в строке 5б перечислите номера и даты всех соответствующих авансовых счетов-фактур через разделительный знак ;. Это обязательная техническая деталь заполнения.

Частные случаи

Оплата после отгрузки

Когда покупатель платит уже после реализации, строка 5б не нужна. Причина простая: она работает только при зачете ранее полученного аванса. Если аванса не было, заполнять в этой строке нечего.

Частичный аванс

Правило действует не только при 100-процентной предоплате. Если до отгрузки поступила частичная оплата, а затем реализация идет в ее зачет, строка 5б также заполняется реквизитами авансового счета-фактуры.

Несколько авансов под одну отгрузку

Самая частая рабочая ситуация — несколько платежей от покупателя и одна итоговая отгрузка. В этом случае нельзя ограничиться одним документом «для примера». Нужно перечислить реквизиты всех авансовых счетов-фактур, которые участвуют в зачете, и разделить их точкой с запятой.

Типичные ошибки

• Заполняют строку 5б в самом авансовом счете-фактуре. Это неверно: строка предназначена для документа на реализацию.

• Вместо номера и даты авансового счета-фактуры указывают платежное поручение. По смыслу правила это разные реквизиты, подменять один другим нельзя.

• Не отражают последнее исправление, если авансовый счет-фактура был исправлен.

• При нескольких авансах указывают только один документ или перечисляют их в произвольном виде, без точки с запятой.

• Заполняют строку 5б при постоплате, когда предоплаты не было. Это лишний реквизит, которого в такой ситуации быть не должно.

Короткий вывод

Строка 5б не заполняется в счете-фактуре на аванс. Ее место — в счете-фактуре на реализацию, если эта реализация засчитывает ранее полученный аванс. Проверьте три вещи: был ли аванс, какой авансовый счет-фактура ему соответствует и не было ли по нему исправлений. Если авансов несколько, перечислите их реквизиты через точку с запятой.

Чек-лист:

• авансовый счет-фактура — без строки 5б;

• отгрузка в счет аванса — строку 5б заполняем;

• указываем номер и дату авансового счета-фактуры;

• при исправлении — реквизиты последнего исправления;

• при нескольких авансах — все реквизиты через «;».