Проводка Дебет 71 Кредит 51: перечислены подотчётные суммы работнику с расчётного счёта
Проводка Дебет 71 Кредит 51 отражает перечисление работнику денежных средств под отчёт с расчётного счёта организации. Такая запись показывает, что у подотчётного лица возникла задолженность перед компанией, а деньги на банковском счёте уменьшились.
Когда применяется и на основании каких документов
Эту проводку используют, когда организация не выдает аванс наличными из кассы, а переводит его работнику на банковский счёт для хозяйственных, представительских, командировочных и иных служебных расходов. Основанием обычно служат распоряжение руководителя или заявление работника, внутренний порядок работы с подотчётными суммами, платёжное поручение и банковская выписка.
На практике безопасно заранее зафиксировать цель выдачи, сумму и срок отчёта. Сам перевод денег ещё не подтверждает расход: до утверждения авансового отчёта сумма числится за работником на счёте 71.
Экономический смысл проводки
По дебету 71 увеличивается задолженность подотчётного лица перед организацией. По кредиту 51 уменьшается остаток денежных средств на расчётном счёте.
Иначе говоря, компания не списывает расход сразу, а лишь передает работнику денежный ресурс для будущих расчетов от имени организации. Расходы, материалы или услуги будут отражены позднее — после проверки подтверждающих документов.
Пошаговый пример с суммами
Организация перечислила менеджеру 30 000 руб. под отчёт для покупки канцтоваров и оплаты срочной доставки документов.
- Перечислен аванс работнику:
Дт 71 Кт 51 — 30 000 руб. - Работник представил авансовый отчёт с первичными документами:
— канцтовары на сумму 18 000 руб.;
— услуги доставки на сумму 7 000 руб. - Неиспользованный остаток 5 000 руб. работник вернул на расчётный счёт организации.
Расчёт закрытия подотчёта: 18 000 + 7 000 + 5 000 = 30 000 руб.
Дальнейшие записи по авансовому отчёту будут такими:
- Дт 10 Кт 71 — 18 000 руб. оприходованы канцтовары;
- Дт 26 Кт 71 — 7 000 руб. признаны управленческие расходы на доставку;
- Дт 51 Кт 71 — 5 000 руб. возвращён остаток подотчётных средств.
После этих записей задолженность работника по счёту 71 закрывается.
Смежные и обратные проводки
- Дт 71 Кт 50 — если деньги выдаются под отчёт наличными из кассы;
- Дт 10, 41, 08, 20, 26, 44 Кт 71 — если по авансовому отчёту признаются материалы, товары, вложения или расходы;
- Дт 50 или 51 Кт 71 — если подотчётное лицо возвращает неизрасходованный остаток;
- Дт 94 Кт 71 — если остаток не возвращён в установленный срок и сумма переносится на недостачу.
Типичные ошибки
- Сразу относить перевод на расходы или запасы, минуя счёт 71. До утверждения авансового отчёта это ещё не расход, а расчёты с работником.
- Перечислять деньги без указания служебной цели и срока отчётности. Это усложняет внутренний контроль и закрытие подотчёта.
- Закрывать счёт 71 без надлежащих первичных документов, оформленных на организацию.
- Путать перевод работнику под отчёт с перечислением средств на специальный карточный счёт компании. Во втором случае применяется счёт 55, а не 71.
Что важно запомнить
Проводка Дебет 71 Кредит 51 нужна именно для выдачи работнику аванса под будущие расходы через банк. Она не формирует расход сама по себе, а только переводит деньги под ответственность подотчётного лица до момента утверждения авансового отчёта.
Налоговый учёт. Сама запись Дт 71 Кт 51 не влияет на налог на прибыль, НДС и налоговую базу по УСН. Налоговые последствия возникают после утверждения авансового отчёта и признания документально подтверждённых расходов по общим правилам соответствующего режима.