Проводка Дебет 55.4 Кредит 51: перечисление денег на специальный карточный счет

Проводка Дебет 55.4 Кредит 51 отражает перевод денежных средств с расчетного счета организации на специальный карточный счет, к которому выпущена корпоративная банковская карта. Это не расход компании, а внутреннее перемещение денег между ее банковскими счетами.

Когда применяется и на основании каких документов

Запись используют, когда организация заранее пополняет корпоративную карту для командировочных, представительских, хозяйственных и иных разрешенных расходов. На практике субсчет 55.4 обычно открывают в аналитике к счету 55 для учета средств на карточных счетах. Если в учетной политике принят другой субсчет, экономический смысл проводки остается тем же.

• договор с банком на обслуживание корпоративной карты;
• приказ или положение о порядке использования корпоративных карт;
• платежное поручение на перевод средств;
• банковская выписка по счетам 51 и 55.4.

Именно выписка банка подтверждает факт зачисления денег на специальный счет и служит основным документом для отражения проводки.

Экономический смысл проводки

По дебету счета 55.4 увеличиваются денежные средства, находящиеся на специальном банковском счете. По кредиту счета 51 уменьшается остаток на основном расчетном счете. Общая сумма денежных средств организации не меняется, меняется только место их хранения и режим использования.

Это важно для учета: после пополнения карты расходы еще не признаны. Сначала деньги переводятся на специальный счет, а затем по мере использования подтверждаются банковскими документами, авансовым отчетом и первичкой по конкретным покупкам или услугам.

Пошаговый пример с суммами

Организация перечислила на корпоративную карту менеджера 120 000 руб. для предстоящей командировки и текущих хозяйственных закупок.

1. Бухгалтер оформил платежное поручение на 120 000 руб. с расчетного счета.
2. Банк списал деньги со счета 51 и зачислил их на специальный карточный счет.
3. На дату выписки отражается проводка: Дебет 55.4 Кредит 51 — 120 000 руб.

Итог: на расчетном счете стало меньше на 120 000 руб., на карточном счете стало больше на 120 000 руб. Расходов, НДС к вычету и задолженности подотчетного лица на этой стадии еще не возникает.

Смежные и обратные проводки

• Дебет 71 Кредит 55.4 — отражены суммы, использованные подотчетным лицом с корпоративной карты, если организация ведет расчеты через счет 71.
• Дебет 10, 26, 44, 20 Кредит 71 — после утверждения авансового отчета расходы списываются по их назначению.
• Дебет 51 Кредит 55.4 — неиспользованный остаток возвращен со специального карточного счета обратно на расчетный счет.

Типичные ошибки

• сразу относить пополнение карты на расходы, минуя счет 55.4;
• не закрепить в учетной политике или внутреннем положении порядок учета корпоративных карт;
• смешивать расчеты по корпоративной карте с личными расходами работника;
• не собирать подтверждающие документы по операциям, совершенным с карты;
• не контролировать возврат остатка или своевременное оформление авансового отчета.

Налоговый учет. Сам перевод Дт 55.4 Кт 51 не влияет на налог на прибыль, УСН и НДС. Налоговые последствия возникают позже — когда расход подтвержден документами и, при необходимости, утвержден авансовый отчет.