Проводка Дебет 50 Кредит 71: возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу
Проводка Дебет 50 Кредит 71 отражает возврат подотчетным лицом в кассу неизрасходованного аванса либо его части. По этой записи наличные деньги возвращаются в кассу организации, а задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам уменьшается или закрывается.
Когда применяется и на основании каких документов
Эту запись делают после проверки и утверждения авансового отчета, когда видно, что сотрудник использовал не всю выданную сумму или часть расходов не подтверждена первичными документами. Для оформления обычно нужны: распоряжение или заявление на выдачу под отчет, расходный кассовый ордер при выдаче денег, авансовый отчет с чеками, билетами, накладными и иными подтверждениями, а на возврат остатка — приходный кассовый ордер. Именно ПКО подтверждает поступление денег по проводке Дебет 50 Кредит 71.
Экономический смысл проводки
Счет 50 — активный, поэтому по дебету отражается увеличение наличных денежных средств. Счет 71 используется для расчетов с подотчетными лицами; его кредит в данной записи показывает уменьшение долга работника перед организацией. Иными словами, компания возвращает себе сумму, ранее выданную на командировочные, хозяйственные или иные целевые расходы.
Пошаговый пример с расчетом суммы
Организация выдала сотруднику под отчет 25 000 руб. на канцтовары и мелкие хозяйственные расходы. Выдача была отражена отдельной проводкой Дебет 71 Кредит 50. По авансовому отчету подтверждены расходы на 18 400 руб., в том числе 15 900 руб. на материалы и 2 500 руб. на прочие подтвержденные нужды.
Расчет остатка:
25 000 - 18 400 = 6 600 руб.
После утверждения авансового отчета подтвержденные суммы списывают на соответствующие счета учета запасов или расходов, а остаток 6 600 руб. сотрудник возвращает в кассу. Бухгалтер оформляет ПКО и делает запись: Дебет 50 Кредит 71 — 6 600 руб. Если по данному авансу иных сумм не осталось, расчеты с работником по счету 71 закрываются.
Смежные и обратные проводки
Что обычно предшествует этой записи
- Дебет 71 Кредит 50 — выданы наличные под отчет.
- Дебет 10, 20, 26, 44, 08 и др. Кредит 71 — по авансовому отчету признаны расходы или оприходованы приобретенные ценности.
- Дебет 50 Кредит 71 — возвращен остаток неиспользованных средств.
Если остаток не возвращен вовремя
На практике просроченную невозвращенную сумму сначала переводят на счет недостач и потерь, а затем удерживают из заработной платы либо отражают как задолженность работника на отдельном счете расчетов с персоналом. Такой подход применяется, когда подотчет не закрыт в установленный организацией срок.
Типичные ошибки
- Оформлять возврат денег без приходного кассового ордера.
- Списывать весь аванс в расходы, не выделяя остаток к возврату.
- Долго держать незакрытое сальдо по счету 71 без авансового отчета.
- Путать возврат остатка с возмещением перерасхода: при перерасходе применяется обратная логика расчетов, а не проводка Дебет 50 Кредит 71.
Налоговый учет. Сама проводка Дебет 50 Кредит 71 обычно не образует доходов и расходов для налога на прибыль и УСН и сама по себе не влияет на НДС. Налоговые последствия возникают на стадии признания подтвержденных расходов по авансовому отчету, а не при возврате остатка.