Проводка Дебет 44 Кредит 71: списаны подотчетные расходы на продажу
Проводка Дебет 44 Кредит 71 применяется, когда утвержденный авансовый отчет показывает расходы подотчетного лица, связанные именно со сбытом: командировки к клиентам, доставка образцов, упаковка, иные расходы на продажу. Запись закрывает задолженность работника по счету 71 и переносит подтвержденные суммы в состав расходов на продажу.
Когда применяется и на основании каких документов
Эту проводку используют после проверки и утверждения авансового отчета, если из представленных документов видно, что расходы относятся не к производству и не к управлению, а к реализации товаров, работ или услуг. Типовая база документов: приказ или служебное задание, документ на выдачу аванса, авансовый отчет, кассовые чеки, билеты, акты, квитанции, иные подтверждающие первичные документы.
Экономический смысл
По дебету счета 44 организация накапливает коммерческие расходы. По кредиту счета 71 уменьшается задолженность подотчетного лица перед компанией на сумму расходов, которые бухгалтерия признала обоснованными и подтвержденными. Иными словами, деньги, ранее выданные сотруднику под отчет, перестают числиться за работником и становятся расходом на сбыт.
Пошаговый пример с суммами
Менеджеру по продажам выдали под отчет 25 000 руб. на поездку к покупателям и доставку рекламных образцов. После возвращения он представил авансовый отчет с документами: проезд — 11 800 руб., проживание — 8 400 руб., такси до клиентов — 2 100 руб., упаковка и отправка образцов — 1 700 руб. Итого подтвержденные расходы на продажу составили 24 000 руб. Остаток неиспользованных средств — 1 000 руб.
Расчет:
11 800 + 8 400 + 2 100 + 1 700 = 24 000 руб.
25 000 - 24 000 = 1 000 руб.
Записи в учете:
Дебет 71 Кредит 50 — 25 000 руб., выдан аванс под отчет;
Дебет 44 Кредит 71 — 24 000 руб., списаны подтвержденные расходы на продажу;
Дебет 50 Кредит 71 — 1 000 руб., возвращен остаток в кассу.
Если по учетной политике коммерческие расходы списываются полностью на себестоимость продаж отчетного периода, далее возможна запись Дебет 90.2 Кредит 44.
Смежные и обратные проводки
- Дебет 71 Кредит 50 — выдан аванс сотруднику под отчет.
- Дебет 50 Кредит 71 — работник вернул неизрасходованный остаток.
- Дебет 71 Кредит 50 или Дебет 71 Кредит 70 — погашен перерасход по утвержденному авансовому отчету.
- Дебет 94 Кредит 71 — остаток подотчетных сумм не возвращен в установленный срок.
Типичные ошибки
- Относить на счет 44 любые подотчетные траты без проверки их назначения. Если расходы административные, чаще нужен счет 26; если производственные — счет 20.
- Делать запись до утверждения авансового отчета руководителем или уполномоченным лицом.
- Списывать на 44 всю выданную сумму, не выделяя возвращаемый остаток или неподтвержденные расходы.
- Не вести аналитику по счету 71 в разрезе работников и авансовых отчетов.
- Игнорировать вопрос входного НДС, когда по документам его нужно учитывать отдельно.
Налоговый учет
Для налога на прибыль и при УСН значение имеет не сама проводка, а экономическое содержание и документальное подтверждение расхода. Если в подотчетных документах выделен входной НДС, его оценивают отдельно; в зависимости от ситуации он либо принимается к вычету, либо включается в расходы на продажу.