Прослеживаемые товары на УСН с НДС 5% и 7%: что с отчетом

У упрощенцев с НДС 5% и 7% в 2026 году появилась неприятная слепая зона: товар в учете есть, деньги ушли, отгрузка прошла, а покупка в НДС-логике легко выпадает из поля зрения. После июльских разъяснений ФНС это уже не спорная теория: если плательщик на УСН применяет ставки 5% или 7% и работает с прослеживаемыми товарами, то по таким покупкам нельзя заявить вычет входного НДС, а сами операции по приобретению нужно отражать через отчет по прослеживаемости.

Для бухгалтера это не просто еще одна форма. Это вопрос себестоимости, маржи и управляемости. Когда собственник видит в продаже НДС 5%, ему кажется, что налоговая нагрузка умеренная. Но если закупка пришла с НДС поставщика, который нельзя принять к вычету, этот налог оседает внутри закупочной цены и режет валовую прибыль молча, без драматичных красных флажков в учете.

Почему тема стала острой именно сейчас

С 2026 года для УСН действует пониженный порог доходов, после которого пропадает освобождение от НДС: для входа в 2026 год ориентиром стали доходы за 2025 год свыше 20 млн рублей. В июле 2026 года этот порог закрепили на уровне 20 млн рублей и для 2027–2029 годов, поэтому круг компаний на УСН, которым нужно жить одновременно и в логике спецрежима, и в логике НДС, не сужается.

Одновременно ФНС 24 июля 2026 года отдельно разъяснила порядок для прослеживаемых товаров. Логика такая: продажи у плательщика на УСН с НДС попадают в книгу продаж и декларацию по НДС, а вот покупки прослеживаемых товаров при ставках 5% и 7% нужно дополнительно вести через отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Иначе база по НДС и движение партии начинают жить врозь.

Где бухгалтер чаще всего теряет контроль

Первая ошибка — смотреть на прослеживаемость только глазами налоговой декларации по НДС. Это неверно. При ставках 5% и 7% входной НДС к вычету не принимается, поэтому книга покупок здесь не спасает. Значит, контроль по входящим партиям надо строить не через вычет, а через первичку, реквизиты прослеживаемости и квартальный отчет.

Вторая ошибка — не разделять обычный товар и прослеживаемый на уровне карточки номенклатуры, партии и документа поступления. Прослеживаемость держится не на памяти бухгалтера, а на реквизитах в документах: прежде всего на РНПТ, единице измерения и количестве. Эти сведения должны переходить дальше по цепочке оборота.

Третья ошибка — считать, что отчет подается «на всякий случай». Нет. Его представляют только при наличии операций в отчетном квартале, а срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Для 9 месяцев 2026 года это 26 октября 2026 года, потому что 25-е число приходится на выходной.

Что должно быть в рабочем процессе

1. На входе — не просто накладная, а партия с реквизитами

Если в поступлении есть прослеживаемый товар, его нельзя растворять в общей массе одинаковой номенклатуры. Бухгалтеру и кладовщику нужно фиксировать партию отдельно, чтобы в любой момент можно было связать поступление, остаток и последующую реализацию. Иначе в конце квартала отчет по прослеживаемости будет собираться вручную, а это почти гарантированная пересортица в цифрах.

2. На выходе — корректный электронный документ

При реализации прослеживаемых товаров организациям и ИП требуется формировать электронный УПД или электронный счет-фактуру с реквизитами прослеживаемости. Если продавец на УСН обязан исчислять НДС, у него возникает и обязанность вести книгу продаж по таким операциям. Проще говоря: отгрузка должна быть одновременно и коммерчески понятной для клиента, и технически годной для прослеживаемости.

3. Отдельный сценарий — перемещение в ЕАЭС

Здесь часто путают два режима. По общему квартальному отчету отражают операции с прослеживаемыми товарами, но вывоз в государства ЕАЭС из него исключен. При таком перемещении подается специальное уведомление, и срок намного жестче — в течение 5 рабочих дней с даты отгрузки.

Как это бьет по себестоимости: пример без тумана

Возьмем оптовую сделку. Закуплена партия прослеживаемого товара за 720 000 руб., в том числе НДС поставщика 120 000 руб. Затем партия продана за 1 050 000 руб. с НДС 5%. Поскольку при ставке 5% вычета входного НДС нет, вся сумма закупки — 720 000 руб. — формирует стоимость товара в учете и дальше уходит в себестоимость продаж.

Сумму НДС с продажи в этом примере считаем расчетной ставкой: 1 050 000 × 5/105 = 50 000 руб. Чистая выручка без НДС — 1 000 000 руб. Валовая прибыль до прочих расходов — 280 000 руб. И вот здесь у собственника обычно случается неприятное открытие: ставка на продаже маленькая, а закупка уже «отяжелена» невозмещаемым входным НДС.

Проводки по операции могут выглядеть так:

• Дт 41 Кт 60 — 720 000 руб. — принят к учету товар по полной стоимости, включая невозмещаемый НДС.
• Дт 60 Кт 51 — 720 000 руб. — оплачен поставщик.
• Дт 62 Кт 90.1 — 1 050 000 руб. — отражена выручка.
• Дт 90.3 Кт 68 — 50 000 руб. — начислен НДС с продажи.
• Дт 90.2 Кт 41 — 720 000 руб. — списана себестоимость.
• Дт 51 Кт 62 — 1 050 000 руб. — поступила оплата от покупателя.
• Дт 68 Кт 51 — 50 000 руб. — перечислен НДС.

Если компания считает только бухгалтерскую прибыль и не собирает отдельный управленческий отчет по марже партий, собственник легко путает «деньги на счете» с реальной доходностью. В торговле это быстро приводит к неверной наценке: цену ставят исходя из видимых 5%, а не из полной налоговой нагрузки, сидящей в закупке. Это уже не вопрос формы отчета — это вопрос выживания на тонкой наценке.

На что смотреть перед закрытием квартала

Перед закрытием квартала имеет смысл пройти короткий, но жесткий контрольный маршрут:

1. Сверить, есть ли в поступлениях и реализациях товары с реквизитами прослеживаемости.
2. Проверить, что по продажам сформированы электронные документы с нужными реквизитами, а операции попали в книгу продаж.
3. Проверить, что по покупкам прослеживаемых товаров при ставках 5% и 7% собраны данные для квартального отчета, даже если вычета НДС нет.
4. Отдельно отследить перемещения в ЕАЭС: по ним нужен не квартальный отчет, а уведомление в пятидневный срок.
5. Сверить управленческую себестоимость: невозмещаемый входной НДС не должен теряться между бухгалтерией, складом и ценообразованием.

Главный вывод простой. Прослеживаемый товар на УСН с НДС 5% или 7% — это уже не история «только про налог». Это связка из склада, первички, электронных документов, декларации по НДС, квартального отчета и управленческой маржи. Кто ведет эти участки раздельно, тот получает красивую оборотку и кривую экономику. Кто сшивает их в один контур, тот вовремя видит и налог, и себестоимость, и реальную прибыль партии.