Нужно ли заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

Заявление от работника для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении не требуется. Обязанность работодателя возникает автоматически в день прекращения трудового договора: нужно определить все неиспользованные дни отпуска, рассчитать сумму компенсации и включить ее в окончательный расчет вместе с зарплатой и другими причитающимися выплатами.

Нормативное основание

Трудовое законодательство прямо требует при увольнении выплатить работнику денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. Это правило действует независимо от основания увольнения: по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению, при истечении срока договора и в других случаях. Компенсация положена и тогда, когда сотрудник не успел отработать шесть месяцев, если к дате увольнения у него уже образовались дни отпуска, подлежащие оплате.

Отдельно важно не путать две ситуации. Во время работы заменять отпуск деньгами можно только в ограниченных случаях. Но при увольнении это ограничение не действует: выплату делают и по основному отпуску, и по дополнительным отпускам, которые остались неиспользованными.

Как действовать бухгалтеру и кадровику

1. Определите количество неиспользованных дней. Проверьте весь период работы у данного работодателя, а не только последний рабочий год. Компенсация выплачивается за отпуска, накопленные за весь период работы.
2. Посчитайте стаж для отпуска. При подсчете месяцев работы излишек менее половины месяца обычно не учитывают, а половину месяца и больше округляют до полного месяца. Это влияет на число дней компенсации.
3. Рассчитайте средний заработок. Для компенсации применяют общий отпускной порядок расчета среднего дневного заработка.
4. Начислите выплату и налоги. С компенсации удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы в общем порядке.
5. Выплатите сумму в срок. Общий срок — день увольнения. Если сотрудник в этот день отсутствовал, расчет производят не позднее следующего дня после его обращения за выплатой.

Если оформлен отпуск с последующим увольнением, кадровая дата увольнения приходится на последний день отпуска, но окончательный расчет и документы нужно подготовить заранее — до начала такого отпуска, поскольку последним рабочим днем будет день перед отпуском.

Частные случаи

Срочный договор до двух месяцев. Для таких работников отпуск считают по специальному правилу — из расчета двух рабочих дней за месяц работы. Значит, при увольнении компенсацию также определяют по этому правилу.

Работник отработал меньше года. Это не отменяет выплату. Если отпуск не использован, компенсацию считают пропорционально заработанным дням с учетом правил подсчета месяцев.

Старые отпуска. Неиспользованные отпуска прошлых лет не сгорают для целей расчета при увольнении. Их тоже нужно включить в компенсацию.

Как отразить в учете

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении обычно признают расходом по обычным видам деятельности как расход на оплату труда. Типовые проводки на практике такие:

• Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70 — начислена компенсация;
• Дебет 70 Кредит 68 — удержан НДФЛ;
• Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 69 — начислены страховые взносы.

Типичные ошибки

• ждать от сотрудника отдельное заявление на выплату;
• компенсировать только отпуск за последний год, забывая про более ранние периоды;
• платить компенсацию в ближайший зарплатный день, а не в день увольнения;
• не удержать НДФЛ и не начислить страховые взносы;
• неправильно посчитать последний неполный месяц работы;
• смешать компенсацию при увольнении с заменой отпуска деньгами во время работы.

Короткий вывод. Заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении не нужно. Безопасный порядок такой: определить все неиспользованные дни, рассчитать средний заработок, начислить компенсацию, удержать НДФЛ, начислить взносы и выплатить всю сумму в день увольнения. Если сотрудник отсутствует, расчет выдают не позднее следующего дня после его требования.