Нужно ли заполнять строку 5б в счете-фактуре на аванс в 2026 году?

В 2026 году строка 5б появилась как специальный реквизит для связи отгрузочного счета-фактуры с ранее выставленным авансовым. Поэтому в самом счете-фактуре на аванс ее не заполняют. Она нужна позже — когда продавец отгружает товары, выполняет работы или оказывает услуги в счет уже полученной предоплаты.

Нормативное основание

В правилах по НДС на 2026 год закрепили обязанность указывать в счете-фактуре, выставляемом при реализации в счет ранее полученной полной или частичной оплаты, номер и дату счета-фактуры, который был оформлен на этот аванс. Для этого в форме счета-фактуры предусмотрена строка 5б.

Из этого следует простой практический вывод: строка 5б относится именно к отгрузочному счету-фактуре, когда идет зачет предоплаты, а не к документу, который выставляют на сам факт получения денег от покупателя.

Как действовать бухгалтеру

1. Получили аванс от покупателя. Если по операции нужно выставить авансовый счет-фактуру, оформите его по обычным правилам. Строку 5б в таком документе не заполняйте. Она не предназначена для фиксации самого поступления предоплаты.

2. Произошла отгрузка в счет ранее полученного аванса. Вот в этом отгрузочном счете-фактуре строку 5б уже нужно заполнить. В ней указывают номер и дату авансового счета-фактуры, по которому ранее была оформлена предоплата.

3. Если авансовый счет-фактура исправлялся. Тогда в строке 5б приводят не только исходные реквизиты, а номер и дату последнего исправления. Это важно, чтобы связка документов совпадала с актуальной версией счета-фактуры на аванс.

4. Если под одну отгрузку зачли несколько авансов. В строке 5б нужно перечислить реквизиты всех соответствующих авансовых счетов-фактур. Их указывают через разделительный знак «;».

Когда строка 5б не нужна

Строку 5б не заполняют не только в авансовом счете-фактуре, но и в ситуации, когда оплата поступила уже после отгрузки. В таком случае связи с ранее выставленным авансовым счетом-фактурой нет, потому что самого авансового документа не было.

То есть ориентир такой: если есть отгрузка в счет ранее полученной предоплаты, строка 5б нужна; если это аванс как самостоятельный этап или постоплата после отгрузки, строка 5б не заполняется.

Частные случаи

Если сначала был аванс, потом несколько отгрузок

Для каждой отгрузки, которая идет в зачет ранее полученной предоплаты, бухгалтер проверяет, какой именно авансовый счет-фактура закрывается этой поставкой, и указывает его реквизиты в строке 5б соответствующего отгрузочного документа. Общий принцип именно такой: строка 5б заполняется по факту зачета аванса при реализации.

Если под одну отгрузку было несколько предоплат

Не нужно выбирать только один документ. В строке 5б перечисляют все номера и даты авансовых счетов-фактур, которые относятся к этой отгрузке, и разделяют их точкой с запятой.

Типичные ошибки

• Заполнять строку 5б в самом авансовом счете-фактуре. Это лишний реквизит для такого документа.

• Не заполнять строку 5б в отгрузочном счете-фактуре, хотя отгрузка идет в счет ранее полученного аванса. В 2026 году этот реквизит стал обязательным именно для такой ситуации.

• Указывать реквизиты первоначального авансового счета-фактуры, если к нему уже было оформлено исправление. Нужны реквизиты последнего исправления.

• При нескольких авансах писать данные произвольно, без разделителя. Корректный способ — перечисление через «;».

Короткий вывод

Чек-лист:

• авансовый счет-фактура — строку 5б не заполнять;

• отгрузка в счет аванса — строку 5б заполнить обязательно;

• указать номер и дату авансового счета-фактуры;

• если было исправление — взять реквизиты последнего исправления;

• если авансов несколько — перечислить их через точку с запятой.