Нужно ли сдавать уведомление по НДФЛ, если зарплата начислена, но не выплачена?

Если зарплата начислена, но фактической выплаты работнику еще не было, обязанности сдавать уведомление по НДФЛ нет. Для этого уведомления важна не сама бухгалтерская запись о начислении, а момент, когда налоговый агент реально удержал налог из выплаченного дохода. Пока удержания нет, сумма НДФЛ к отражению в уведомлении равна нулю.

Нормативное основание

Уведомление по ЕНП подают по тем обязательствам, которые нужно исполнить раньше представления отчетности или по которым отдельная декларация не раскрывает сумму к ближайшему сроку списания. По НДФЛ налоговый агент сообщает именно о суммах, которые исчислены и подлежат удержанию либо уже удержаны в установленном для этого периоде.

По зарплате ключевое значение имеет факт выплаты дохода. Если деньги сотруднику не выданы наличными, не перечислены на карту и не погашена задолженность иным способом, удержать НДФЛ невозможно. Значит, и обязанности по уведомлению по одной лишь начисленной, но невыплаченной зарплате не возникает. Отдельно подтверждено и то, что нулевое уведомление по НДФЛ подавать не требуется, если сумма налога за период равна нулю.

Как действовать бухгалтеру по шагам

1. Начислите зарплату в обычном порядке по данным табеля, приказов и расчетных ведомостей. Само начисление еще не означает, что пора подавать уведомление по НДФЛ.
2. Не формируйте уведомление, если работникам ничего не выплачено и налог не удержан. Подавать «нулевой» документ на всякий случай не нужно.
3. При фактической выплате удержите НДФЛ из суммы, причитающейся работнику. Именно удержанную сумму и нужно показать в уведомлении.
4. Определите период уведомления. В 2026 году по НДФЛ действуют два отрезка внутри месяца: с 1 по 22 число и с 23 числа по последнее число месяца. Если налог удержан в первой части месяца, уведомление подают не позднее 25-го числа этого же месяца. Если удержание произошло во второй части месяца, уведомление подают не позднее 3-го числа следующего месяца. По удержаниям с 23 по 31 декабря действует специальный срок — последний рабочий день года.
5. Проверьте сальдо ЕНС к сроку списания, чтобы у инспекции была возможность зачесть сумму без недоимки и пеней.

Частные случаи

Выплатили только часть задолженности по зарплате

Тогда уведомление подают только на ту сумму НДФЛ, которую реально удержали с выплаченной части. Всю начисленную, но еще не выданную зарплату в уведомление включать нельзя.

Зарплата не выплачена, но были другие доходы работнику

Если в том же периоде выдали отпускные, премию, оплату по гражданско-правовому договору или иной облагаемый доход и удержали с него налог, уведомление понадобится именно по этим суммам. Отсутствие выплаты зарплаты не отменяет обязанность по другим выплатам.

С сентября 2026 года применяются предварительные уведомления

С 1 сентября 2026 года налоговым агентам разрешено заранее подавать сведения по НДФЛ на будущие месяцы. Но это право, а не обязанность. Если выплаты еще не было и удерживать налог фактически не из чего, обязательного уведомления из-за одного начисления зарплаты по-прежнему нет.

Типичные ошибки

• Подают нулевое уведомление. По НДФЛ оно не требуется, если сумма налога за период равна нулю.
• Отражают НДФЛ с одной только начисленной зарплаты. Это преждевременно: удержание еще не состоялось.
• Включают в уведомление всю сумму долга по зарплате при частичной выплате. Показывать нужно только фактически удержанный налог.
• Путают дату начисления и дату выплаты. Для уведомления по НДФЛ решающим является момент удержания налога, а не закрытие месяца в бухучете.

Пример

Зарплата за август 2026 года начислена 31 августа, но из-за кассового разрыва выплачена только 10 сентября 2026 года. За август уведомление по НДФЛ из-за одной лишь начисленной суммы не подают. После выплаты 10 сентября бухгалтер удерживает налог и включает его в уведомление за период с 1 по 22 сентября. Сдать такое уведомление нужно не позднее 25 сентября 2026 года.

В учете обычно отражают: начисление зарплаты — Дебет 20, 23, 25, 26 или 44 Кредит 70; удержание НДФЛ при выплате — Дебет 70 Кредит 68; перечисление налога — Дебет 68 Кредит 51.

Короткий вывод

• Начисленная, но не выплаченная зарплата сама по себе не образует обязанности по уведомлению по НДФЛ.
• Пока налог не удержан, уведомление не подают.
• Уведомление нужно только в периоде фактической выплаты дохода и удержания налога.