Нужно ли сдавать ЕФС‑1 при временном переводе работника на другую должность?

При временном переводе на другую должность, работу или в другое подразделение сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС‑1 не представляют. Для СФР имеет значение именно перевод на другую постоянную работу. Если же временный перевод закончился возвратом на прежнее место, обязанности по подразделу 1.1 не возникает. Если временный перевод фактически стал постоянным, отчет уже обязателен.

Нормативное основание

Трудовой кодекс различает постоянный и временный перевод. Временный перевод у того же работодателя по соглашению сторон допускается, как правило, на срок до одного года, а если сотрудник замещает временно отсутствующего работника, — до его выхода. Когда срок заканчивается, сотруднику должны предоставить прежнюю работу. Если этого не произошло, а работник продолжает трудиться на новом месте и не требует возврата, условие о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным.

Порядок заполнения ЕФС‑1 связывает обязанность по подразделу 1.1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» именно при переводе на другую постоянную работу. В актуальных разъяснениях отдельно указано, что сведения о временном переводе, в том числе по медицинскому заключению, в СФР не подаются. Сведения о постоянном переводе нужно представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления такого перевода.

Когда ЕФС‑1 сдавать не нужно

Подраздел 1.1 не подают, если перевод изначально оформлен как временный и у него есть срок или условие окончания. Это относится к ситуации, когда работника переводят на 2 месяца, на период отпуска или болезни другого сотрудника, а также в иных случаях, когда стороны заранее зафиксировали временный характер изменения работы. Сам по себе приказ о временном переводе еще не создает обязанности по ЕФС‑1.

Не требуется отчет и при временном переводе по медицинскому заключению. Аналогичный подход применяется и к временному переводу к другому работодателю в специальных случаях: сведения о таком временном переводе в подраздел 1.1 не включают.

Когда ЕФС‑1 уже обязательна

Отчет обязателен в двух основных случаях. Первый — когда перевод сразу оформляют как постоянный. Второй — когда временный перевод перестает быть временным: срок истек, прежняя работа не предоставлена, работник продолжает трудиться на новом месте, и перевод по правилам ТК РФ считается постоянным. Именно с этого момента кадровую ситуацию нельзя оставлять без отчетности в СФР.

Для постоянного перевода в подразделе 1.1 указывают кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». В разъяснениях по заполнению формы также отмечено, что сведения о переводе подают по дате кадрового события, а срок представления — до 25-го числа следующего месяца.

Порядок действий для бухгалтера и кадровика

1. Проверьте документы. В допсоглашении и приказе должно быть ясно, временный перевод или постоянный. Для временного перевода важен срок либо событие, после которого работник возвращается на прежнюю работу.
2. Если перевод временный, ЕФС‑1 не отправляйте. Достаточно корректно оформить кадровые документы и контролировать дату окончания перевода.
3. По окончании срока проверьте фактическую ситуацию. Если сотрудник вернулся на прежнюю работу, отчет по переводу так и не нужен. Если не вернулся и продолжает работать на новой должности без восстановления прежней работы, оцените, не стал ли перевод постоянным.
4. Если перевод стал постоянным, подайте подраздел 1.1 ЕФС‑1. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления постоянного перевода.

Частные случаи, в которых чаще всего ошибаются

Замещение отсутствующего работника

Пока сотрудник замещает коллегу временно, сведения в СФР не подают. Но если после выхода основного работника или истечения срока временного перевода возврата на прежнюю должность не произошло, нужно проверить, не возник постоянный перевод со всеми последствиями для отчетности.

Перевод и перемещение — не одно и то же

Не каждое кадровое изменение является переводом. Если трудовая функция и условия трудового договора не меняются, речь может идти о перемещении, а не о переводе. Ошибка в квалификации события часто приводит либо к лишней сдаче ЕФС‑1, либо, наоборот, к пропуску обязательного отчета по действительно постоянному переводу.

Типичные ошибки

• Сдают ЕФС‑1 на каждый временный перевод «на подмену», хотя форма этого не требует.
• Не отслеживают момент, когда временный перевод фактически стал постоянным.
• Путают срок сдачи: по постоянному переводу действует не следующий рабочий день, а срок до 25-го числа следующего месяца.
• Оставляют в документах расплывчатые формулировки без указания временного характера перевода, из-за чего сложно доказать, что отчетность не требовалась.

Короткий вывод

Чек-лист: если перевод временный и это закреплено в документах, подраздел 1.1 ЕФС‑1 не нужен; если перевод стал постоянным, подайте ЕФС‑1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа следующего месяца; отдельно контролируйте окончание срока временного перевода, чтобы не пропустить момент, когда возникает обязанность по отчетности.