Нужно ли сдавать ЕФС-1 при приеме работника по внутреннему совместительству?

Прием работника по внутреннему совместительству нужно отражать в ЕФС-1. Причина простая: внутреннее совместительство — это не доплата к основной должности, а отдельная регулярная работа у того же работодателя в свободное от основной работы время, оформленная самостоятельным трудовым договором. Поэтому по такому приему возникает кадровое мероприятие, которое надо передать в СФР.

Нормативное основание

Трудовое законодательство различает внутреннее совместительство и совмещение. При внутреннем совместительстве работник заключает еще один трудовой договор у того же работодателя. Сведения о трудовой деятельности включают данные о трудовой функции, приеме, переводе и увольнении. Порядок заполнения ЕФС-1 прямо предусматривает подачу сведений на совместителей, а материалы по заполнению формы отдельно указывают на пример приема совместителя.

Срок для подачи подраздела 1.1 при приеме — не позднее следующего рабочего дня после оформления соответствующего кадрового документа. Это правило действует и для совместителей, в том числе внутренних. Если крайний день выпадает на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день.

Как действовать работодателю

1. Проверьте, что оформляется именно внутреннее совместительство. Для него нужен отдельный трудовой договор, а работа выполняется вне основного рабочего времени.

2. Оформите кадровые документы по второй должности: трудовой договор, приказ или иной документ, подтверждающий прием, с отметкой, что работа является совместительством.

3. Подайте в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по факту приема на эту должность. В сведениях отражают мероприятие «ПРИЕМ», должность по штатному расписанию и признак работы по совместительству.

4. Сдайте отчет не позже следующего рабочего дня. Например, если приказ о приеме внутреннего совместителя издан в понедельник 12 октября 2026 года, крайний срок сдачи — вторник 13 октября 2026 года. Если документ оформлен в пятницу, срок обычно переносится на ближайший рабочий день после выходных.

Когда ЕФС-1 не подают

Не путайте внутреннее совместительство с совмещением должностей. При совмещении новый трудовой договор не заключают: сотрудник выполняет дополнительную работу в рамках своего рабочего дня, а условия обычно закрепляют допсоглашением и приказом. Запись о совмещении в трудовую книжку не вносится. Из этого следует, что при обычном совмещении подраздел 1.1 ЕФС-1 не подают, потому что приема на новую работу не происходит.

Практический ориентир такой: если появилась вторая должность по отдельному трудовому договору — это совместительство и ЕФС-1 нужен; если сотруднику просто добавили обязанности по другой должности без нового трудового договора — это совмещение и отчет по факту такого оформления не требуется.

Частные случаи

Работник уже числится в компании по основной должности

Это не отменяет отчетность. На основную работу и на внутреннее совместительство существуют самостоятельные трудовые отношения, поэтому прием по второй должности отражают отдельно.

Работник ведет бумажную трудовую книжку

Обязанность сдавать ЕФС-1 все равно остается. Отчетность в СФР не зависит от того, ведется ли у работника бумажная книжка или сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.

Типичные ошибки

• Не сдавать ЕФС-1, считая, что внутренний совместитель уже «есть в штате» по основной должности. Это ошибка: по второй должности возникает отдельный прием.

• Оформлять совместительство как совмещение, когда фактически работа выполняется вне основного времени и требует отдельного трудового договора. Это искажает кадровое оформление и отчетность.

• Пропускать срок «следующий рабочий день» и ориентироваться на общий месячный срок для других кадровых изменений. Для приема такой подход неверен.

• Не указывать в кадровых документах, что работа является совместительством. Это затрудняет корректное заполнение подраздела 1.1.

Короткий вывод. Если сотрудника принимают на вторую должность у того же работодателя по отдельному трудовому договору, это внутреннее совместительство, и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 обязателен. Сдать его нужно не позднее следующего рабочего дня. Если же оформлено только совмещение без нового трудового договора, подавать ЕФС-1 по такому факту не нужно.