Нужно ли сдавать ЕФС-1 при переименовании должности без изменения трудовой функции?

Если работодатель просто переименовал должность в штатном расписании и не менял работнику круг обязанностей, условия труда и саму трудовую функцию, кадрово это не новая работа. Но для целей персонифицированной отчетности такое изменение все равно нужно показать в ЕФС-1. В подразделе 1.1 используют мероприятие «ПЕРЕВОД», а не «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». Сдать сведения надо не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оформлен приказ или иной документ об изменении.

Нормативное основание

В разъяснениях по электронной трудовой книжке прямо указано: если меняется наименование отдела или должности без изменения трудовой функции, представляется форма с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД». Мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» предназначено для другой ситуации — когда меняется наименование самого страхователя, то есть работодателя. Поэтому путать переименование организации и переименование должности нельзя: для ЕФС-1 это разные основания заполнения.

Как оформить изменение и что подать в СФР

1. Измените штатное расписание. Новое наименование должности должно появиться в штатном расписании работодателя. Обычно это делают приказом или иным распорядительным документом.
2. Оформите изменение условий трудового договора. Наименование должности относится к сведениям трудового договора, поэтому его обычно меняют дополнительным соглашением. Если переименование идет по инициативе работодателя и без согласия работника, применяют общий порядок изменения условий трудового договора, допустимый без изменения трудовой функции.
3. Издайте приказ о переименовании должности. Именно на основании приказа, распоряжения или иного документа затем формируют кадровую запись и отчетность.
4. Внесите запись в бумажную трудовую книжку, если она ведется. При изменении названия должности без изменения трудовой функции в трудовой книжке делают запись о переименовании должности с указанием даты введения изменения и документа-основания. Одновременно корректируют кадровые документы работника.
5. Подайте ЕФС-1. В подразделе 1.1 укажите кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором оформлено изменение. Если приказ датирован, например, 18 ноября, крайний срок сдачи — 25 декабря.

Что важно не перепутать

Для кадрового делопроизводства у работодателя речь обычно идет именно о переименовании должности, потому что трудовая функция не меняется. Но в самой форме ЕФС-1 код события выбирают как «ПЕРЕВОД». Это один из тех случаев, когда кадровый смысл и наименование мероприятия в отчетности не совпадают. Если же меняется название работодателя, тогда в ЕФС-1 используют событие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Исключения и частные случаи

Если вместе с новым названием должности меняется содержание работы, обязанности, квалификационные требования или иные элементы трудовой функции, это уже не простое переименование. Тогда изменение оформляют как перевод по общим кадровым правилам, и в ЕФС-1 также отражают «ПЕРЕВОД», но уже как реальное изменение работы, а не как техническую замену названия.

Отдельный частный случай — реорганизация. Когда у правопреемника меняется и наименование работодателя, и название должности работника, по разъяснениям фонда подают два события: «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» по работодателю и дополнительно «ПЕРЕВОД» по измененной должности.

Типичные ошибки

• ставят в ЕФС-1 мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» только потому, что изменилось название должности, а не работодателя;
• ограничиваются новым штатным расписанием и не меняют документы работника;
• не вносят запись в бумажную трудовую книжку, хотя она продолжает вестись;
• сдают подраздел 1.1 позже 25-го числа следующего месяца.

Короткий чек-лист

Проверьте четыре действия: изменить штатное расписание, оформить допсоглашение или иной надлежащий кадровый документ, издать приказ, подать ЕФС-1 с мероприятием «ПЕРЕВОД». Если ведется бумажная трудовая книжка, не забудьте запись о переименовании должности.