Нужно ли с 1 июля 2026 года начислять взносы на травматизм на компенсацию дистанционному работнику?

С 1 июля 2026 года у работодателя появилось прямое основание не начислять взносы на травматизм на выплаты дистанционному работнику, если это именно компенсация за использование его личного или арендованного имущества и возмещение связанных с этим расходов. Речь идет не о любой доплате «за удаленку», а о конкретных компенсационных суммах, оформленных по правилам трудового законодательства.

Нормативное основание

Трудовое законодательство обязывает работодателя определить порядок, сроки и размеры такой компенсации в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Компенсировать можно использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также связанные расходы.

До 1 июля 2026 года эти выплаты уже были освобождены от НДФЛ и обычных страховых взносов в пределах сумм, установленных работодателем по правилам о дистанционной работе. С 1 июля 2026 года такое же освобождение прямо распространили и на взносы на травматизм.

Какие выплаты подпадают под освобождение

Под льготу подпадают не только компенсация за компьютер или ноутбук работника. В источниках прямо названы и сопутствующие расходы: интернет, электроэнергия, мобильная связь и другие затраты, без которых дистанционная работа фактически выполняется за счет сотрудника.

Единого обязательного лимита для всех работодателей нет. Размер можно установить самостоятельно: фиксированной суммой в месяц, суммой за каждый день фактического использования имущества или в виде возмещения фактических расходов по подтверждающим документам. Главное, чтобы выбранный порядок был заранее закреплен в ваших кадровых документах.

Как оформить, чтобы не начислять взносы

1. Определите, какое именно имущество работник использует в работе: компьютер, монитор, роутер, телефон, программное обеспечение, средства защиты информации и другое.
2. Закрепите в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении порядок выплаты, сроки и суммы компенсации либо возмещения расходов.
3. Утвердите перечень должностей, которым положена компенсация, и при необходимости предельный размер расходов на месяц. Такой подход прямо рекомендуется для документального подтверждения.
4. Оформляйте расчеты компенсации и храните подтверждающие документы или их копии: договоры с провайдером, счета, чеки, квитанции и иные документы в зависимости от того, какие расходы вы возмещаете.
5. Выплачивайте сумму именно как компенсацию или возмещение расходов, а не как произвольную надбавку к окладу. Тогда на нее не нужно начислять взносы на травматизм.

Частные случаи

Если работодатель выдал дистанционному сотруднику служебный ноутбук, это не мешает возмещать другие его расходы, которые он все равно несет сам, например интернет или использование собственного роутера. Освобождение действует на те расходы и то имущество, которые работник фактически использует для выполнения трудовой функции.

Если сотрудника временно перевели на дистанционную работу по инициативе работодателя, порядок обеспечения оборудованием и выплаты компенсации также нужно предусмотреть в локальном акте. Для травматизма с 1 июля 2026 года действует тот же подход: правильно оформленная компенсация не облагается.

Типичные ошибки

• Начислять взносы на травматизм по инерции после 1 июля 2026 года, хотя выплата оформлена как компенсация дистанционному работнику.
• Не прописать порядок, сроки и размеры выплаты в кадровых документах. Без этого компенсационный характер суммы подтверждается хуже. Это практический риск, который следует из самих требований к оформлению таких выплат.
• Платить всем удаленным сотрудникам одинаковую сумму, не указывая, что именно она покрывает: интернет, связь, электроэнергию, использование техники или программ.
• Возмещать расходы по документальной модели, но не собирать подтверждающие документы и расчеты.

Короткий вывод

После 1 июля 2026 года взносы на травматизм на компенсацию дистанционному работнику начислять не нужно, если выплата связана с использованием его личного или арендованного имущества для работы и оформлена через ЛНА, коллективный договор, трудовой договор или допсоглашение. Для бухгалтера безопасный минимум — прописать порядок, сроки и суммы, определить перечень компенсируемых расходов и собрать подтверждающие документы.