Нужно ли подавать второе уведомление по НДФЛ, если после 22-го числа работникам ничего не выплачивали?

Второе уведомление по НДФЛ подают только тогда, когда в период с 23-го по последнее число месяца действительно были выплаты физлицам и с них удержан налог. Если таких выплат не было, нулевое уведомление не требуется: достаточно первого уведомления, которое подали по суммам за период с 1-го по 22-е число месяца.

Нормативное основание

Для НДФЛ действует особый график уведомлений по ЕНП. По общему правилу налоговые агенты сообщают сумму налога дважды в месяц: отдельно по выплатам с 1-го по 22-е число и отдельно по выплатам с 23-го по последнее число месяца. Но обязанность возникает именно по фактически возникшей сумме налога. Если во втором интервале выплат не было, сообщать ноль не нужно.

Сроки такие: по НДФЛ, удержанному с 1-го по 22-е число месяца, уведомление подают до 25-го числа этого же месяца, а налог уплачивают до 28-го числа. По НДФЛ, удержанному с 23-го по последнее число месяца, уведомление подают до 3-го числа следующего месяца, а налог перечисляют до 5-го числа следующего месяца. Для декабря действует отдельный конец года, а в январе второго уведомления нет.

Как действовать по шагам

1. Проверьте даты всех выплат физлицам за месяц: зарплаты, аванса, отпускных, больничных, премий, выплат по ГПХ. Важна именно дата выплаты, потому что она определяет, в какой интервал попадет удержанный НДФЛ.

2. Если все выплаты были только с 1-го по 22-е число, подайте одно уведомление до 25-го числа текущего месяца. Во втором окне, с 23-го по последнее число месяца, дополнительное уведомление не формируйте.

3. Если хотя бы одна выплата пришлась на период с 23-го по последнее число месяца, нужно подать еще одно уведомление по сумме налога, относящейся именно к этому периоду. Срок — до 3-го числа следующего месяца.

4. Перечислите деньги на ЕНС так, чтобы к сроку уплаты на счете было достаточно средств: по первому периоду — до 28-го числа, по второму — до 5-го числа следующего месяца.

Когда второе уведомление точно не нужно

Не подавайте второе уведомление, если после 22-го числа в месяце не было ни зарплаты, ни отпускных, ни больничных, ни премий, ни иных выплат, с которых удерживается НДФЛ. Классический пример: аванс выдали 7-го числа, окончательный расчет — 20-го числа, и больше до конца месяца ничего не платили. В этом случае весь НДФЛ уже попал в первое уведомление, а второе с нулем не нужно.

Такой подход применим и тогда, когда обе части зарплаты выплачены в промежутке с 1-го по 22-е число. Источники отдельно разъясняют: если выплаты уложились в этот период и уведомление уже направлено, сдавать второе уведомление с нулевыми показателями не надо. При этом интервал между выплатами зарплаты не должен превышать 15 дней.

Когда второе уведомление обязательно

Второе уведомление нужно, если после 22-го числа была хотя бы одна облагаемая выплата. Например, зарплату за первую половину месяца выплатили 15-го числа, а отпускные — 24-го. Тогда до 25-го числа подают первое уведомление по налогу с выплат 1–22 числа, а до 3-го числа следующего месяца — второе уведомление по НДФЛ, удержанному с отпускных 24-го числа.

Отдельно контролируйте декабрь. По этому месяцу уведомления по НДФЛ подают трижды: за конец ноября, за период с 1 по 22 декабря и за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года. Январь, наоборот, упрощенный: второго январского уведомления нет.

Типичные ошибки

• Подают нулевое уведомление «на всякий случай». Это лишнее, если во втором периоде не было выплат и удержанного налога.

• Смотрят на месяц начисления, а не на дату выплаты. Для уведомления по НДФЛ решающим является период фактической выплаты дохода.

• Забывают про выплаты после 22-го числа, кроме зарплаты: отпускные, больничные, премии, выплаты по договорам ГПХ. Из-за этого второе уведомление не подают, хотя обязанность уже возникла.

• Путают сроки уведомления и уплаты: 25-е и 28-е число относятся к первому периоду месяца, 3-е и 5-е — ко второму.

Короткий вывод

Чек-лист:
— были выплаты после 22-го числа — подайте второе уведомление;
— выплат после 22-го числа не было — второе уведомление с нулем не нужно;
— первое уведомление за период 1–22 числа это не отменяет;
— проверяйте не только зарплату, но и любые иные выплаты физлицам.