Нужно ли отражать суточные и расходы на проезд в расчетном листке работника?

Суточные, стоимость проезда и иные возмещаемые командировочные расходы не являются составными частями заработной платы. Поэтому включать их в расчетный листок не нужно. В самом листке по командировке обычно отражают не расходы работника, а средний заработок за период командировки, если он начислялся за соответствующий месяц.

Нормативное основание

При выплате заработной платы работодатель обязан письменно сообщать работнику о составных частях зарплаты, иных начисленных суммах, удержаниях и общей сумме к выплате. В разъяснениях по трудовому законодательству отдельно отмечено: расчетный листок должен показывать не только элементы зарплаты, но и иные начисления работнику, например отпускные, пособие по временной нетрудоспособности, а также средний заработок за время командировки. Одновременно выплаты командировочных расходов, в том числе суточные и расходы на проезд, к зарплате не относятся и в расчетный листок не включаются.

Форму расчетного листка работодатель утверждает локально. Порядок его выдачи также закрепляют во внутренних документах. Разъяснено, что достаточно выдавать листок один раз в месяц при выплате зарплаты.

Что показывать в расчетном листке, если работник был в командировке

1. Отразите средний заработок за дни командировки, если он начислен в этом месяце. Это выплата, которую работник должен видеть в расшифровке начислений.

2. Не включайте суточные. Они возмещают расходы работника в поездке, а не являются оплатой труда.

3. Не включайте стоимость проезда, проживания и иные подтвержденные расходы, возмещаемые по авансовому отчету. Эти суммы тоже не относятся к зарплате.

4. Покажите удержания, если они были произведены из зарплаты в этом месяце, и итоговую сумму к выплате. Это обязательная часть расчетного листка.

Порядок действий для бухгалтера

1. Проверьте, какая выплата оформлена по командировке: средний заработок, суточные, возмещение билетов, гостиницы, иные расходы.

2. В расчетный листок включите только те суммы, которые относятся к оплате труда или к иным начислениям, подлежащим раскрытию работнику. По командировке это, как правило, средний заработок за рабочие дни поездки.

3. Суточные и подтвержденные расходы на проезд и проживание выплатите и отразите в документах по расчетам с подотчетным лицом, а не в расчетном листке.

4. Выдайте расчетный листок в срок, установленный локальным актом. Обычно это день выплаты второй части зарплаты за месяц. Дублировать листок отдельно под выдачу суточных не требуется, поскольку сами суточные в него не включаются. Это следует из общего подхода к составу сведений расчетного листка и периодичности его выдачи.

Частные случаи

Если в месяце были и командировка, и больничный

В листке можно и нужно одновременно показать разные начисления, которые относятся к соответствующему периоду: средний заработок за время командировки, пособие, отпускные и другие суммы, начисленные работнику. Командировочные расходы при этом все равно не становятся частью расчетного листка.

Если была компенсация за задержку выплаты

Такая компенсация относится к суммам, которые должны быть раскрыты работнику в расчетном листке отдельно.

Типичные ошибки

• Включать суточные в раздел «Начислено» рядом с окладом и премиями.

• Не показывать средний заработок за дни командировки, хотя он начислен за месяц.

• Считать, что в расчетный листок попадает любая выплата работнику, даже если это лишь возмещение его расходов.

• Выдавать отдельный листок только из-за перечисления подотчетных или возмещаемых командировочных сумм.

Короткий вывод

В расчетный листок по командировке включайте средний заработок, если он начислен, и иные подлежащие раскрытию суммы. Суточные, билеты, гостиницу и прочие командировочные расходы туда не вносите. Для проверки достаточно помнить простой критерий: если это оплата труда или иное начисление работнику, показываем; если это возмещение его расходов в поездке, не показываем.