Нужно ли и в какой срок сдавать ЕФС-1 при переводе работника на полставки?

При переводе сотрудника на режим неполного рабочего времени работодатель обязан подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Для Социального фонда это не «текущая настройка графика», а кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД». Срок сдачи — не позже 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или оформлено другое основание перевода.

Нормативное основание

В 2026 году действует новая форма ЕФС-1 и новый порядок ее заполнения. По этим правилам перевод на неполное рабочее время отражают в подразделе 1.1 как мероприятие «ПЕРЕВОД». Для срока сдачи применяется общее правило по переводам: не позднее 25-го числа следующего месяца. Отдельно для режима неполного времени предусмотрены специальные коды в графе 6.

Как действовать бухгалтеру и кадровику

1. Оформите изменение условий труда. Обычно сначала подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, затем издают приказ о переводе на полставки или иной режим неполного времени. Именно дата приказа важна для отсчета срока сдачи ЕФС-1.

2. Заполните подраздел 1.1. В графе с кадровым мероприятием укажите «ПЕРЕВОД». В блоке «Основание» запишите наименование документа, его дату и номер.

3. Поставьте правильный код режима работы. Если сотруднику установлен неполный рабочий день, указывают код НЕПД. Если установлена неполная рабочая неделя — код НЕПН.

4. Сдайте отчет в срок. Крайний срок — 25-е число месяца, следующего за месяцем издания приказа. Например, если приказ датирован 12 января 2026 года, подраздел 1.1 нужно представить не позднее 25 февраля 2026 года. Если крайняя дата выпадает на выходной или праздник, действует ближайший следующий рабочий день.

Что важно при заполнении

Если работник трудится и неполный день, и неполную неделю одновременно, в графе 6 ставят только один код. Приоритет у кода НЕПД. То есть при сочетании двух режимов безопаснее указывать именно его.

Если работа дистанционная или надомная, но одновременно установлено неполное рабочее время, приоритет также остается за кодами неполного времени. Иными словами, в такой ситуации для приема или перевода используют НЕПД либо НЕПН, а не код дистанционной работы.

Частные случаи

Возврат с полставки на полный день. Это тоже отражают как «ПЕРЕВОД», но код НЕПД или НЕПН в графе 6 уже не ставят.

Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком на неполный день. В этом случае также подают подраздел 1.1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» и кодом НЕПД, если установлен именно неполный рабочий день.

Типичные ошибки

• Сдают ЕФС-1 на следующий рабочий день, как при приеме или увольнении. Для перевода это неверно: срок здесь — до 25-го числа следующего месяца.

• Не указывают код НЕПД или НЕПН при переводе на полставки. Из-за этого фонд получает неполные сведения о режиме работы.

• Ставят сразу два кода режима работы. Порядок заполнения этого не предполагает: нужно выбрать один код по приоритету.

• При отмене неполного времени оставляют код НЕПД или НЕПН. При возврате на полную ставку код уже не нужен.

• Не заполняют реквизиты документа-основания. Для перевода в подразделе 1.1 должны быть указаны наименование, дата и номер приказа или иного основания.

Короткий вывод

Если работника переводят на полставки, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 обязателен. В отчете нужно показать мероприятие «ПЕРЕВОД», поставить код НЕПД или НЕПН и сдать сведения не позднее 25-го числа следующего месяца. При возврате на полный режим отчет тоже подают, но уже без кода неполного времени.