Можно ли не удерживать НДФЛ с компенсации 100 руб. в день дистанционному работнику без чеков?
Полностью — нельзя. Если дистанционный работник не подтверждает расходы документами, НДФЛ не удерживают только с компенсации в пределах 35 руб. за каждый день дистанционной работы. С суммы превышения, в примере 65 руб. в день, налог удерживают как с обычного дохода работника.
Подробный ответ
Нет, всю фиксированную компенсацию 100 руб. в день освободить от НДФЛ нельзя. В 2026 году без документального подтверждения расходов действует лимит: от налога освобождают не более 35 руб. за каждый день дистанционной работы. Остальная сумма включается в облагаемый доход работника.
Нормативное основание
Трудовое законодательство позволяет дистанционному работнику использовать для работы свое или арендованное оборудование, программы, средства защиты информации и другие средства. Работодатель в таком случае выплачивает компенсацию за использование этого имущества и возмещает связанные с ним расходы. Порядок, сроки и размеры выплаты должны быть закреплены в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре о дистанционной работе или дополнительном соглашении к нему.
Для целей НДФЛ освобождение действует по двум вариантам. Первый — без документов, но тогда не облагается только сумма в пределах 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно. Второй — при наличии подтверждающих документов: тогда НДФЛ не удерживают с суммы фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.
Как действовать бухгалтеру
Проверьте, оформлена ли дистанционная работа надлежащим документом: трудовым договором, допсоглашением или локальным актом. Без этого сама выплата теряет понятное компенсационное основание.
Определите способ компенсации. Если работник не приносит подтверждающие документы, безопасный необлагаемый предел — 35 руб. за каждый день дистанционной работы.
Если организация установила 100 руб. в день без документов, разделите выплату на две части: 35 руб. в день — необлагаемая сумма, 65 руб. в день — облагаемая. Именно на сумму превышения нужно исчислить, удержать и перечислить НДФЛ.
Если работник подтверждает фактические расходы документами, лимит 35 руб. в день не применяется: можно не удерживать НДФЛ с документально подтвержденной суммы возмещения. Внутренним актом лучше заранее определить перечень расходов и какие документы их подтверждают.
Пример расчета
Работник отработал дистанционно 20 дней в месяце. По положению о дистанционной работе ему положена компенсация 100 руб. за день, подтверждающих документов нет.
Начисленная компенсация: 2 000 руб.
Необлагаемая часть: 35 руб. × 20 дней = 700 руб.
Облагаемая часть: 65 руб. × 20 дней = 1 300 руб.
Значит, в базу по НДФЛ попадут 1 300 руб., а 700 руб. можно выплатить без удержания налога.
Когда можно не удерживать НДФЛ со всей суммы
Это возможно только если работник подтвердил расходы документально и выплата действительно возмещает затраты, связанные с дистанционной работой: например, на связь, интернет, электроэнергию или использование оборудования. Налоговое разъяснение прямо допускает освобождение в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.
Для практической работы важно, чтобы у работодателя были копии подтверждающих документов, а в локальном акте была описана методика расчета компенсации и перечень подтверждений. В качестве подтверждений могут использоваться оплаченные счета и иные документы по соответствующим расходам.
Типичные ошибки
Необоснованно освобождать от НДФЛ всю фиксированную выплату, если она превышает 35 руб. в день и документы от работника не получены. Это самая частая ошибка.
Устанавливать компенсацию только приказом на выплату, не закрепив порядок и размер в трудовом договоре, допсоглашении или локальном акте.
Не считать количество дней именно дистанционной работы, а применять лимит как ежемесячную фиксированную необлагаемую сумму. Освобождение привязано к дням дистанционной работы.
Смешивать компенсацию расходов с обычной доплатой к зарплате. Все, что не укладывается в компенсационный порядок, облагается как обычный доход работника.
Короткий вывод
Если у дистанционного работника нет подтверждающих документов, при компенсации 100 руб. в день без НДФЛ можно выплатить только 35 руб. за каждый день дистанционной работы. С оставшихся 65 руб. в день налог нужно удержать. Чтобы освободить от НДФЛ большую сумму, нужны документы на фактические расходы и правильно оформленные внутренние основания для выплаты.