Куда сдавать 6-НДФЛ, если закрытое обособленное подразделение уже сняли с учета?
Если 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению не успели сдать до снятия с учета, расчет подает головная организация в свою ИФНС. На титульном листе ставят код места представления 223, ОКТМО закрытого подразделения, код закрытия 9 и его ИНН/КПП.
Подробный ответ
Если подразделение уже снято с налогового учета, отправлять расчет в прежнюю инспекцию нельзя. 6-НДФЛ за такое подразделение сдает головная организация по месту своего учета, но в самом расчете нужно сохранить реквизиты закрытого ОП, чтобы налоговая правильно отнесла показатели именно к нему.
Нормативное основание
Обычное правило такое: по работникам обособленного подразделения 6-НДФЛ представляют по месту учета этого подразделения. Но после закрытия действует специальный порядок: если до снятия с учета отчет не подан, его представляют уже в ИФНС головной организации. Срок при этом общий: за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля следующего года.
Как действовать по шагам
Определите нужный отчетный период. Подать надо расчет за тот отчетный период, в котором подразделение закрыто. Показатели берут по работникам этого ОП с 1 января по дату закрытия. Например, если подразделение сняли с учета в июле 2026 года, отчет подают в составе расчета за 9 месяцев 2026 года.
Выберите правильную инспекцию. Получателем будет не бывшая инспекция подразделения, а инспекция по месту учета головной организации. Именно туда и направляют расчет после закрытия ОП.
Заполните титульный лист без смешения реквизитов. В поле «по месту нахождения (учета)» указывают код 223. В поле «Представляется в налоговый орган» ставят код инспекции, куда расчет фактически подается, то есть код ИФНС головной организации. ИНН и КПП указывают головной организации, а код по ОКТМО — закрытого подразделения. В поле о реорганизации и закрытии подразделения ставят код 9, а в поле для ИНН/КПП закрытого подразделения указывают реквизиты именно этого ОП.
Заполните разделы только по доходам закрытого ОП. В расчете отражают доходы работников этого подразделения, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ по нему. Если подается годовой 6-НДФЛ, сведения о доходах физлиц включают в состав расчета как приложение № 1.
Не затягивайте со сроком. Просрочка по 6-НДФЛ влечет штраф 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц опоздания. Поэтому ждать окончания года, если закрытие произошло раньше, нельзя.
Исключения и частные случаи
Если подразделение еще не снято с учета, безопасный вариант — сдать 6-НДФЛ по месту учета самого подразделения до завершения его закрытия. Специальный порядок с подачей через головную организацию применяется именно тогда, когда срок сдачи уже наступил или отчет не был подан, а ОП к этому моменту снято с учета.
Если расчет за период работы подразделения успели сдать до его закрытия, повторно подавать ту же отчетность не нужно. То же правило работает и для отчетности по окончании налогового периода: дублировать уже представленные сведения по ликвидированному ОП не требуется.
Если квартальный расчет был сдан, но годовые сведения о доходах работников закрытого ОП не представлены, их уже подает головная организация по месту своего учета в составе годового расчета.
Типичные ошибки
Отправить расчет в бывшую инспекцию подразделения, хотя ОП уже снято с учета.
Поставить КПП закрытого подразделения в верхней части титульного листа вместо КПП головной организации.
Указать ОКТМО головной организации вместо ОКТМО закрытого ОП.
Не проставить код 223 и код закрытия 9.
Сдать наново уже ранее представленный расчет по закрытому подразделению.
Короткий вывод
После снятия обособленного подразделения с учета 6-НДФЛ за него сдают через головную организацию. Ключевые реквизиты: код места представления 223, ИНН и КПП головной организации, ОКТМО закрытого ОП, код закрытия 9 и ИНН/КПП самого закрытого подразделения. Проверьте эти поля до отправки — именно в них чаще всего ошибаются.