Какую дату указать в ЕФС‑1 при переименовании организации?

При смене наименования работодателя ориентироваться нужно не на внутреннее решение компании, а на дату государственной регистрации изменения. Именно эту дату ставят в подразделе 1.1 формы ЕФС‑1, а сам отчет подают после регистрации переименования и не позже 25-го числа следующего месяца.

Нормативное основание

Сведения об изменении наименования страхователя передают в СФР по форме ЕФС‑1 с кадровым мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». Для такого случая используется титульный лист, раздел 1, подраздел 1 и подраздел 1.1. Правило о самом мероприятии и о порядке заполнения установлено порядком заполнения ЕФС‑1, а срок сдачи — законом о персонифицированном учете.

Какую дату ставить в ЕФС‑1

В графе с датой указывайте день, с которого изменение наименования уже зарегистрировано в ЕГРЮЛ. Дата приказа директора, решения участника или протокола сама по себе для этой графы не подходит, если запись в реестр появилась позже. До государственной регистрации отправлять ЕФС‑1 о переименовании нельзя.

1. Проверьте лист записи ЕГРЮЛ или иной регистрационный документ и возьмите из него точную дату внесения изменений.
2. Эту дату перенесите в графу 2 подраздела 1.1 в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Срок сдачи отсчитайте от месяца, в котором произошло переименование по данным ЕГРЮЛ: крайний день — 25-е число следующего месяца.

Порядок заполнения по шагам

Для переименования организации в ЕФС‑1 заполните только те части формы, которые относятся к сведениям о трудовой или иной деятельности, без раздела по травматизму.

• Графа 3. Укажите кадровое мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». В этой же графе отражают прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР. Если регистрационный номер не менялся, действующий номер приводят дважды.
• Графа 5. Запишите смысл переименования текстом: например, что прежнее наименование организации с конкретной даты переименовано в новое.
• Графа 6. Код выполняемой функции для мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» не заполняют.
• Графы 8–10. Укажите реквизиты документа-основания: приказа, решения участников или иного документа, подтверждающего изменение наименования.

Кого включать в отчет

Сведения о переименовании подают не по одной организации «в целом», а в отношении каждого зарегистрированного лица, с которым действует соответствующий договор. Это касается работников по трудовым договорам, совместителей, а также исполнителей по договорам ГПХ, если на их вознаграждения начисляются страховые взносы.

Частные случаи

Если решение о смене названия принято, но запись в ЕГРЮЛ еще не внесена, датой для ЕФС‑1 все равно будет не дата решения, а дата регистрации изменения. Если регистрационный номер страхователя в СФР остался прежним, его нужно показать и как старый, и как новый.

Типичные ошибки

• Ставят дату приказа или протокола вместо даты записи в ЕГРЮЛ.
• Отправляют ЕФС‑1 до регистрации нового наименования.
• Забывают, что отчет нужен по каждому действующему договору, а не одной строкой на компанию.
• Не указывают два регистрационных номера либо не дублируют один и тот же номер, если он не менялся.
• Заполняют код выполняемой функции, хотя для переименования он не нужен.

Краткий чек‑лист

1. Дождитесь внесения нового наименования в ЕГРЮЛ.
2. Возьмите из регистрационного документа точную дату записи и поставьте ее в графу 2.
3. По каждому работнику, совместителю и исполнителю по ГПХ заполните подраздел 1.1 с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
4. Сдайте ЕФС‑1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем переименования.

Итоговое правило простое: для ЕФС‑1 важна дата регистрации нового названия в ЕГРЮЛ. Именно она попадает в отчет и запускает срок его сдачи.