Как в бухучете учитывать неисключительную лицензию на программу сроком 12 месяцев?

При сроке простой лицензии ровно 12 месяцев ключевое значение имеет не стоимость программы, а срок использования. Для признания объекта НМА по правилам ФСБУ 14/2022 срок должен быть более 12 месяцев. Поэтому право пользования программой на один год можно учитывать как расход будущих периодов с равномерным списанием в течение срока договора.

Нормативное основание

С 2024 года права на использование программ по лицензионным договорам в принципе могут признаваться объектами НМА. Но это работает только тогда, когда одновременно выполняются все условия признания, включая срок использования свыше 12 месяцев. Если договор заключен ровно на 12 месяцев, это условие не выполняется, поэтому отражать такой объект на счете 04 как НМА не требуется.

В такой ситуации затраты можно распределять между отчетными периодами, к которым они относятся. Для этого в практике бухучета используют счет 97, а затем списывают сумму на счета затрат по мере использования программы. Сам счет 97 предназначен для расходов, произведенных в текущем периоде, но относящихся к будущим периодам.

Как отражать в учете

1. Проверьте формулировку договора. В нем должен быть прямо понятен срок права использования — именно 12 месяцев. Для этой ситуации срок является решающим фактором. Если из договора следует иной период, учет может поменяться.
2. Отразите стоимость лицензии на счете 97. Типовая логика проводок такая: Дебет 97 Кредит 60 — отражена стоимость права использования программы; Дебет 60 Кредит 51 — оплачено поставщику. Такой подход соответствует учету расходов будущих периодов и дальнейшему распределению на затраты.
3. Списывайте стоимость равномерно в течение срока договора. Обычно это делается ежемесячно по 1/12 суммы. Проводка — Дебет 20, 23, 25, 26 или 44 Кредит 97, в зависимости от того, где используется программа: в производстве, управлении или продажах.

Пример. Если лицензия стоит 621 000 руб. и выдана на 12 месяцев, сумму можно отразить на счете 97 и ежемесячно списывать по 51 750 руб. на соответствующий счет затрат. Именно такой подход согласуется с разъяснением по лицензии на программу сроком 12 месяцев.

Когда подход будет другим

Если срок использования по договору больше 12 месяцев, ситуация меняется. С 2024 года права на использование программ по лицензионным договорам при выполнении всех условий могут признаваться НМА, а первоначально затраты собирают через счет 08 как капитальные вложения в НМА.

Отдельно надо учитывать лимит стоимости, который организация установила в учетной политике для малоценных объектов с признаками НМА. Если срок больше 12 месяцев, но стоимость ниже такого лимита, затраты могут признаваться расходами периода после завершения капитальных вложений, а не через амортизацию НМА. Но к лицензии ровно на 12 месяцев этот лимит уже не ключевой: она не проходит по сроку.

Типичные ошибки

• Ставить объект на счет 04 только из-за крупной суммы. Даже дорогая программа не становится НМА автоматически, если срок права использования равен 12 месяцам, а не превышает их.
• Списывать всю сумму сразу в месяц покупки. Для лицензии на год безопаснее распределять затраты по периодам использования, а не признавать их единовременно.
• Не сверять срок в договоре и в первичке. Если в договоре один срок, а в акте или спецификации другой, возрастает риск неверной квалификации объекта и ошибок в расходах. Вывод по учету нужно делать именно из подтвержденного срока использования.
• Не закрепить порядок списания в учетной политике или внутреннем регистре. Для счета 97 лучше заранее определить период распределения и ежемесячную сумму списания, чтобы не было разрывов между месяцами.

Краткий вывод

Чек-лист для бухгалтера:

• если срок простой лицензии ровно 12 месяцев, объект обычно не признают НМА;
• стоимость можно учесть на счете 97;
• списывать сумму нужно равномерно в течение года;
• на счета затрат списание идет через Дебет 20, 23, 25, 26 или 44 Кредит 97 — по назначению программы;
• если срок стал больше 12 месяцев, учет надо пересмотреть на предмет НМА по ФСБУ 14/2022.