УПД с 2026 года: изменения, требования и рабочие рекомендации бухгалтера

С 1 января 2026 года изменения по УПД складываются из двух крупных блоков: перестройка формализованной электронной первички в ЭДО и переход на новую базовую ставку НДС. Ниже — формализованное изложение с практическими выводами для бухгалтерии и документооборота.

Нормативная база изменений

1. Отмена форматов электронных документов (XML) для ТОРГ-12 и акта в обмене через операторов ЭДО — в связи со вступлением в силу приказа ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. ФНС отдельно разъяснила, что речь именно про форматы для обмена через ЭДО, а не про “запрет первички” как таковой. 
2. УПД как основной официально признанный отгрузочный документ в XML — ФНС рекомендует использовать УПД в действующем формате 5.03, который объединяет счет-фактуру и первичный документ. 
3. Повышение базовой ставки НДС до 22% с 01.01.2026 установлено федеральным законом; ФНС указывает на изменение ставки и подтверждает сохранение льготных ставок (например, 10%).

Что конкретно меняется в работе с УПД в ЭДО с 01.01.2026

Запрещается обмениваться через ЭДО “старыми” формализованными XML-форматами накладной и акта

С 1 января 2026 года налогоплательщики не смогут передавать через операторов ЭДО электронные документы, составленные по форматам:

• документа о передаче товаров (ТОРГ-12 в XML-формате);
• документа о передаче результатов работ/услуг (акт в XML-формате). 

Важно: изменения затрагивают тех, кто уже использует эти форматы в ЭДО (формализованные накладные/акты по старым приказам).

Что остается допустимым

ФНС прямо отмечает:

• бумажные формы (ТОРГ-12, акт) отмена форматов не затрагивает;
• сохраняется возможность оформлять первичные документы как неформализованные электронные документы (то есть не по XML-формату “ФНС”).

Практический вывод для компаний на ЭДО

Если вы обмениваетесь формализованными накладными/актами через ЭДО, то с 2026 года рабочий вариант — перейти на УПД (XML) формата 5.03 в качестве основного отгрузочного документа.

НДС с 2026 года: что меняется в УПД и где чаще всего ошибаются

Базовая ставка — 22% с 01.01.2026

С 1 января 2026 года применяется новая базовая ставка НДС 22% (льготные ставки сохраняются). Это влияет на заполнение УПД, когда УПД используется как счет-фактура + первичка. 

Ключевой критерий в переходный период — дата отгрузки, а не дата оплаты

ФНС отдельно подчеркивает: при переходе со ставки 20% на 22% ориентируемся на дату отгрузки, а не на оплату; рекомендуют использовать подход, применявшийся при повышении ставки в 2019 году.

Практически это означает:

на стыке 2025/2026 бухгалтерии нужен контроль, чтобы в УПД (и в учете НДС) ставка соответствовала именно дате отгрузки/оказания услуг.

Кого изменения затронут в первую очередь

1. Компании и ИП, которые уже используют ЭДО и отправляют/принимают формализованные накладные и/или акты по старым XML-форматам.
2. Организации с большим количеством отгрузок, где УПД “генерируется” учетной системой и часто подписывается массово — важно заранее обновить форматы/шаблоны.
3. Все плательщики НДС в части перехода на 22% (и те, кто становится плательщиком в рамках реформы) — из-за риска ошибочной ставки в документах и расчетах.

Рекомендованный порядок подготовки (регламент бухслужбы)

Шаг 1. Инвентаризация документооборота в ЭДО

• выявить, какие типы формализованных документов вы используете: УПД, отдельный акт, отдельная накладная;
• зафиксировать, по каким форматам идет обмен и у каких контрагентов.

Шаг 2. Переход на УПД (XML) формата 5.03

• обновить учетную систему/модуль ЭДО до поддержки УПД 5.03;
• согласовать с ключевыми контрагентами сценарий: УПД “со счетом-фактурой” либо УПД как первичный документ (если счет-фактура формируется отдельно).

Шаг 3. Настройка ставок НДС и контроль переходного периода

• обновить ставки и шаблоны печатных форм/выгрузок;
• закрепить контрольную процедуру: “ставка в УПД определяется по дате отгрузки/оказания”.

Шаг 4. Тестовый обмен до конца 2025 года

• провести тестовые отправки/получения УПД 5.03 минимум с 5–10 ключевыми контрагентами;
• проверить, что документ корректно принимается, подписывается и отражается в учете.

Контрольные точки и типовые риски

1. Документ не принимается оператором/контрагентом из-за использования старого формата накладной/акта в ЭДО. Решение: перейти на УПД 5.03.
2. Неверная ставка НДС в УПД по переходящим операциям (2025/2026). Решение: контроль по дате отгрузки, отдельный регламент обработки авансов/доплат.
3. Разные правила у контрагентов (часть на УПД, часть — на бумаге/неформализованной первичке). Решение: закрепить в договорной работе и внутренних регламентах допустимые варианты.