Учетная политика: что обязательно обновить на новый год и что обычно забывают

Учётная политика является внутренним нормативным документом, который закрепляет выбранные способы ведения бухгалтерского и (при необходимости) налогового учёта. Ежегодная актуализация на начало года целесообразна по причине изменений в деятельности организации, документообороте, применяемых стандартах, а также в связи с корректировками договорной базы и внутренних регламентов.

При обновлении учётной политики на новый год рекомендуется в первую очередь сопоставить фактические операции отчётного периода с тем, что закреплено в документе. На практике расхождения чаще возникают по аренде, электронному документообороту, выплатам персоналу, учёту ремонтов и улучшений, а также по процедурам закрытия месяца и исправления ошибок. Отсутствие конкретизации приводит к неодинаковому толкованию правил подразделениями и, как следствие, к корректировкам в конце периода.

Кейс 1 (Воронежская область, г. Лиски - аренда офиса).

Организация осуществила переезд в новый офис. Договор аренды был оформлен на 11 месяцев, однако содержал условие пролонгации и индексации арендной платы. Порядок учёта обеспечительного платежа и индексируемой части платежей в учётной политике не был отражён. В результате по итогам квартала выявилось несоответствие подходов: обеспечительный платеж был первоначально отнесён на расходы, а арендные платежи учитывались неравномерно. Для устранения расхождений потребовалось оформить изменения в учётной политике, закрепив: порядок учёта обеспечительного платежа, учёт индексации, порядок распределения арендных платежей по периодам, ответственных за расчёты и проверку условий договора.

Кейс 2 (г. Воронеж - ЭДО и полномочия подписания).

Организация перешла на электронный документооборот. При этом в учётной политике не были определены: перечень уполномоченных подписантов, порядок замещения, сроки согласования документов, порядок обработки исправленных/корректировочных документов. По итогам месяца часть первичных документов осталась без подписания, часть была подписана с нарушением сроков, что усложнило закрытие периода и привело к дополнительным сверкам с контрагентами. Доработка учётной политики включила регламент: ответственные лица, сроки согласования, порядок фиксации отказов, правила получения и отражения исправленных документов.

Кейс 3 (Воронежская область, г. Россошь - премии и резерв отпусков).

В организации применялись нерегулярные премиальные выплаты, а расходы по отпускам отражались по факту выплаты. В учётной политике отсутствовало описание порядка начисления премий и подход к формированию резерва отпусков (при необходимости). По итогам декабря возникла существенная нагрузка на расходы периода и искажение сопоставимости показателей между месяцами. Для снижения волатильности показателей и обеспечения единообразия подхода были закреплены: условия и периодичность премирования, перечень оснований и документов, порядок расчёта и отражения резерва отпусков (методика и контрольные процедуры).

Отдельно следует обратить внимание на процедуры закрытия месяца и порядок исправления ошибок: сроки предоставления первичных документов, порядок согласования закрытия, правила внесения исправлений в закрытые периоды, а также ответственность сотрудников за соблюдение регламента. Указанные положения, при наличии чёткой фиксации в учётной политике, обеспечивают предсказуемость учёта и снижают объём корректировок при подготовке отчётности.